Comment Fusionner en Masse les Doublons dans Pipedrive (Guide Étape par Étape)

Pipedrive est excellent pour gérer les prospects et les ventes. Cependant, comme tout CRM, les contacts et organisations en double s'accumulent avec le temps.

L'outil de déduplication intégré de Pipedrive présente des limitations majeures (voir toutes les Limitations de la Fusion des Doublons Intégrée à Pipedrive) :

• Il ne détecte que les correspondances exactes en utilisant les noms des personnes/organisations - Pas de correspondance des noms d'entreprises avec des suffixes légaux (Google LLC == Google), pas de correspondance floue, ou de déduplication utilisant le site web, l'adresse e-mail, etc.
• Il ne permet pas de fusionner en masse les doublons.

Si vous êtes confronté à des Personnes ou Organisations en double dans Pipedrive, vous avez besoin d'une meilleure solution.

C'est là que le Chercheur de Doublons de Datablist intervient pour dédupliquer vos données Pipedrive. Dans ce guide, je vais vous montrer comment :

1. Importer vos Personnes et/ou Organisations Pipedrive dans Datablist
2. Trouver et fusionner les doublons en utilisant des algorithmes avancés
3. Synchroniser les fusions en masse vers Pipedrive
4. Limitations de la Fonctionnalité Intégrée de Fusion des Doublons de Pipedrive

Étape 1 : Importez Vos Contacts Pipedrive

La première étape pour nettoyer vos doublons Pipedrive est d'importer vos données dans Datablist. Cela vous permet d'utiliser des outils de déduplication avancés que Pipedrive n'offre pas. Suivez ces étapes pour importer vos contacts et organisations :

1. Créez une Nouvelle Collection Datablist

Une collection dans Datablist est comme une feuille de calcul où vous stockez et nettoyez vos données. Chaque collection contiendra vos contacts Pipedrive (Personnes) ou entreprises (Organisations).

• Si vous voulez dédupliquer les Personnes, créez une collection pour les Personnes.
• Si vous voulez dédupliquer les Organisations, créez une collection pour les Organisations.
• Si vous avez besoin de nettoyer les deux, créez deux collections séparées : une pour les Personnes et une pour les Organisations.

2. Sélectionnez “Source → Pipedrive”

Datablist se connecte directement à votre compte Pipedrive via l'API.

Dans votre collection Datablist, allez à Importer → Sélectionnez Source → Choisissez Pipedrive. Ou directement depuis le lien "Voir toutes les sources" dans l'écran de démarrage de la collection.

3. Trouvez Votre Clé API Pipedrive

Vous serez invité à entrer votre clé API Pipedrive.

Votre clé API Pipedrive est requise pour lier Datablist à votre compte Pipedrive. Allez dans les Paramètres API de Pipedrive et copiez votre clé API personnelle. Collez-la dans Datablist.

4. Choisissez Personnes ou Organisations

Une fois connecté, décidez ce que vous voulez importer :

• Si vous nettoyez des contacts en double, sélectionnez Personnes.
• Si vous nettoyez des entreprises en double, sélectionnez Organisations.

Note : Si vous avez besoin des deux, importez-les séparément dans deux collections différentes.
Pourquoi des collections séparées ? - Pipedrive stocke les Personnes et les Organisations différemment. Vous ne pouvez pas dédupliquer un mélange des deux en même temps. Les garder séparées garantit des résultats précis.

5. Datablist Récupère Tous les Champs Pipedrive

Une fois que vous sélectionnez Personnes ou Organisations, Datablist importera :

• Les champs Pipedrive standards (Nom, Email, Téléphone, Site Web, etc.).
• Les champs personnalisés que vous avez créés dans Pipedrive.

Cela garantit que toutes les données pertinentes sont disponibles pour la déduplication.

6. Lancez l'Importation

Cliquez sur Importer pour commencer à récupérer vos données. Le temps nécessaire dépend du nombre d'enregistrements.

Datablist traite vos contacts et les structure pour la déduplication.

Changez les types de données pour les URL

Le Chercheur de Doublons de Datablist dispose d'un processeur spécial pour traiter les Emails, URLs, etc. Si vos données contiennent des sites web, changez leur type de propriété en URL.

Adresses E-mail & Numéros de Téléphone Multiples

Si un contact a plusieurs e-mails ou numéros de téléphone dans Pipedrive, ils sont concaténés dans un seul champ, séparés par un point-virgule ;.

Exemple :

• Jean Dupont a deux e-mails dans Pipedrive : jean@entreprise.com et j.dupont@gmail.com.
• Dans Datablist, il apparaît comme : Email : jean@entreprise.com;j.dupont@gmail.com

Cela permet à Datablist de gérer correctement les valeurs multiples lors de la déduplication.

Une fois l'importation terminée, vos données sont prêtes pour la déduplication. Ensuite, nous trouverons les doublons en utilisant des techniques de correspondance avancées.

Étape 2 : Trouvez les Doublons dans les Personnes et Organisations Pipedrive

Maintenant que vos contacts ou organisations Pipedrive sont dans Datablist, il est temps de trouver les doublons. Contrairement à l'outil intégré de Pipedrive, Datablist utilise des algorithmes de correspondance avancés pour détecter les enregistrements similaires, même lorsque les noms sont légèrement différents ou que les coordonnées sont incomplètes.

Voici comment faire :

1. Ouvrez le Chercheur de Doublons et choisissez une Propriété de Déduplication

Dans votre collection Datablist, allez dans Nettoyer → Chercheur de Doublons.

Une propriété de déduplication est le champ que Datablist utilisera pour trouver les doublons. Le meilleur choix dépend du type de données :

• Pour les Personnes : Utilisez Email (le plus fiable) ou Nom (si les e-mails manquent ou sont incohérents).
• Pour les Organisations : Utilisez Site Web (le meilleur) ou Nom (si aucun site web n'est disponible).

💡 Exemple :

• Si "Google" a deux enregistrements : un avec Google LLC et un autre avec Google, Datablist les détectera comme doublons car leurs noms sont similaires.

2. Lancez la Déduplication

Pour de meilleurs résultats, ne fusionnez pas tout en une seule fois. Effectuez la déduplication par itérations :

1️⃣ Première passe : Faites correspondre sur Email (pour les Personnes) ou Site Web (pour les Organisations). Cela trouve les doublons évidents. 2️⃣ Deuxième passe : Faites correspondre sur Nom (pour les Personnes ou Organisations) pour attraper les doublons qui peuvent avoir des e-mails différents mais se réfèrent à la même entité.

🔹 Pourquoi deux étapes ?

• Si vous fusionnez sur Email + Nom ensemble, des variations mineures de nom (comme "Jean Dupont" vs "Jonathan Dupont") pourraient empêcher les correspondances.
• Faire une passe d'abord par e-mail garantit que les correspondances exactes d'e-mails sont traitées en premier, évitant les erreurs.

Attention particulière pour les Emails et Noms d'Entreprise multiples

Certains champs Pipedrive contiennent des valeurs multiples, comme les Emails et les Téléphones.

Si vous dédupliquez sur des champs tels que Emails ou Téléphones qui ont plusieurs valeurs (séparées par ;), activez le mode "Valeurs Multiples" dans Datablist. Cela garantit que si un contact a jean@entreprise.com; j.dupont@gmail.com sur un enregistrement, et juste jean@entreprise.com sur un autre, il est toujours correctement mis en correspondance.

Si vous dédupliquez sur les Noms d'Entreprise, le Chercheur de Doublons de Datablist dispose d'un processeur dédié pour gérer les suffixes légaux et les mots parasites.

Si vous dédupliquez sur les sites web, utilisez le processeur URL.

3. Examinez les Doublons Détectés et les Valeurs Conflictuelles

Une fois l'analyse terminée, Datablist regroupe les doublons.

• Vous verrez des clusters de Personnes ou d'Organisations similaires. Nous les appelons "Groupes de Doublons".
• Chaque groupe montrera comment ils correspondent (par e-mail, nom ou site web) et s'ils ont des données conflictuelles.

3.a. Comprendre les Groupes de Doublons

Chaque groupe de doublons contient plusieurs enregistrements considérés comme la même entité.

• Certains groupes peuvent être fusionnés automatiquement car ils ont des données identiques ou complémentaires.
• D'autres nécessitent un examen manuel car ils ont des informations conflictuelles.

💡 Exemple :

• Si deux enregistrements pour “Jean Dupont” ont le même e-mail mais des numéros de téléphone différents, Datablist les détectera comme doublons mais signalera le numéro de téléphone comme un champ conflictuel.

3.b. Configurez les Règles de Fusion pour les valeurs conflictuelles

Comprendre les Conflits

Les conflits se produisent lorsque des contacts en double ont des valeurs différentes pour le même champ. Par exemple, deux enregistrements peuvent avoir des titres de poste ou des numéros de téléphone différents. Datablist met en évidence ces conflits pour que vous puissiez décider quelle valeur conserver.

Comment Gérer les Conflits

Datablist fournit une interface intuitive pour résoudre efficacement les conflits, vous assurant de maintenir des données propres et précises.

• Combiner les Valeurs : Si les valeurs sont complémentaires (par exemple, plusieurs numéros de téléphone, notes), combinez-les.
• Garder Une Valeur et supprimer les autres : Si un contact est clairement plus complet, et que vous souhaitez écarter l'autre, sélectionnez "Écarter les valeurs conflictuelles...".

Pour les paramètres Combiner les valeurs conflictuelles et Écarter les valeurs conflictuelles, vous disposez d'un lien raccourci pour sélectionner automatiquement toutes les propriétés conflictuelles.

Sélectionnez un enregistrement maître

Vous pouvez également configurer la manière dont Datablist sélectionne l'enregistrement maître. Lors de la fusion d'enregistrements en double, Datablist conserve un enregistrement, met à jour ses champs et supprime les autres enregistrements pour n'en conserver qu'un seul.

Vous pouvez contrôler la manière dont Datablist sélectionne cet Enregistrement Maître en choisissant parmi plusieurs règles :

• Le plus Complet : Choisit l'enregistrement avec le plus de champs renseignés.
• Dernière Mise à Jour : Choisit l'enregistrement modifié le plus récemment.
• Premier Créé : Choisit l'enregistrement le plus ancien basé sur la date de création.
• Valeur la plus Élevée : Choisit l'enregistrement avec la valeur la plus élevée pour une propriété sélectionnée. Si plusieurs enregistrements ont la même valeur, il sélectionne le plus récent.
• Valeur la plus Basse : Choisit l'enregistrement avec la valeur la plus basse pour une propriété sélectionnée. Si plusieurs enregistrements ont la même valeur, il sélectionne le plus récent.
• Valeur Correspondante : Choisit l'enregistrement qui contient une valeur spécifique dans une propriété sélectionnée. Si aucun enregistrement ne correspond, ils ne seront pas fusionnés.

Datablist affiche une liste de prévisualisation des modifications à effectuer. Vous voyez quels enregistrements seront supprimés, quelles valeurs seront combinées, etc.

Cliquez sur le bouton "Rafraîchir" l'aperçu une fois que vous avez terminé de définir les paramètres de fusion.

🔹 Exemple : Fusion de Deux Contacts

L'exemple suivant montre le résultat des règles de fusion :

• Écarter les valeurs conflictuelles sur le champ Nom.
• Combiner les valeurs conflictuelles sur le champ Téléphone.

3.c. Fusionnez les Doublons Automatiquement

Lorsque vous êtes satisfait de l'aperçu, cliquez sur "Fusionner automatiquement les doublons lorsque possible". Datablist appliquera les règles de fusion à tous les groupes de doublons.

3.d. Téléchargez le Fichier des Modifications

⚠️ Vous AVEZ BESOIN de ce fichier de modifications pour fusionner et mettre à jour les enregistrements dans votre CRM Pipedrive.

Étape 3 : Synchronisez les Fusions en Masse vers Pipedrive

Vos doublons sont maintenant fusionnés dans Datablist. L'étape finale est de synchroniser les données nettoyées vers Pipedrive pour que votre CRM reste à jour.

Pour cela, nous utiliserons le Fichier des Modifications téléchargé à l'étape précédente (Voir 3.d. Téléchargez le Fichier des Modifications). Ce fichier liste tous les enregistrements fusionnés, les doublons supprimés et les champs mis à jour.

Dans ce fichier Journal des Modifications, vous pouvez voir :

✅ Enregistrements Mis à Jour → Contacts ou Organisations qui ont été modifiés (par ex., e-mails, numéros de téléphone ou noms combinés). Avec les données précédentes et les nouvelles données mises à jour. ✅ Enregistrements Supprimés → Enregistrements en double qui ont été fusionnés dans un enregistrement maître. Avec l'id de l'enregistrement supprimé et l'id de l'enregistrement maître qui l'a remplacé. Ces enregistrements doivent être supprimés dans Pipedrive.

3.a Importez le Fichier des Modifications des Doublons dans une nouvelle collection

Pour appliquer ces changements dans votre Pipedrive, créez une nouvelle collection et téléchargez le Fichier des Modifications.

Vous aurez une collection avec les opérations de fusion.

3.b. Fusionnez et Supprimez les Enregistrements en Double

La première étape pour appliquer ces changements à Pipedrive est de dire à Pipedrive de fusionner les enregistrements "supprimés" avec les enregistrements "maîtres".

Pipedrive fournit une API de fusion pour consolider les enregistrements en double. Nous allons l'utiliser.

Pour les personnes techniques, voici comment fonctionne l'API Pipedrive :

• Utilisez le point de terminaison /organizations/:id/merge pour les Organisations.
• Utilisez le point de terminaison /persons/:id/merge pour les Personnes.
• L'enregistrement en double est supprimé, et ses données sont transférées à l'enregistrement maître.

💡 Exemple de Requête API :

PUT [https://api.pipedrive.com/v1/persons/](https://api.pipedrive.com/v1/persons/){duplicate_id}/merge?api_token=VOTRE_CLE_API
{
  "merge_with_id": "{id_enregistrement_maitre}"
}

🔹 Pourquoi Utiliser l'API de Fusion ?

• Elle garantit que toutes les affaires, activités et notes liées restent attachées à l'enregistrement maître.
• Les données non conflictuelles (comme les numéros de téléphone ou e-mails supplémentaires) sont automatiquement conservées.

Pas de panique - Datablist dispose d'un enrichissement natif qui appelle ce point de terminaison Pipedrive pour vous.

La première étape consiste à sélectionner uniquement les éléments avec une opération de changement deleted.

Ensuite, dans le menu Enrichir, sélectionnez Fusionner les Doublons Pipedrive.

Assurez-vous de ne voir que "deleted" dans la colonne de changement avant d'exécuter l'enrichissement Fusionner les Doublons Pipedrive.

Entrez votre clé API Pipedrive et configurez l'entité Pipedrive à fusionner.

Ensuite, dans les entrées, pour ID de l'Objet Pipedrive à Fusionner, mappez avec le champ Previous Pipedrive Person Id.

Pour l'Objet Pipedrive avec lequel fusionner, mappez avec le champ Destination Pipedrive Person Id.

Ensuite, lancez le processus de fusion.

Vous pouvez voir la progression directement dans Datablist.

Pour chaque ligne de la collection, vous avez le statut de la fusion.

Vous pouvez vérifier l'enregistrement Pipedrive qui sera supprimé. Allez à l'enregistrement (pour les Personnes, l'URL est https://app.pipedrive.com/person/:ID). Un message apparaîtra en haut de l'écran.

Dans les enregistrements maîtres, vous verrez également les données fusionnées.

3.c. Synchronisez les Enregistrements Mis à Jour dans Pipedrive

Lors de l'étape précédente, nous avons utilisé l'API de fusion Pipedrive pour fusionner nos enregistrements en double avec l'enregistrement maître.

Malheureusement, pendant ce processus de fusion, Pipedrive ajoute les valeurs de l'enregistrement en double à celui du maître. Vous pourriez vous retrouver avec plusieurs sites web similaires, etc.

Pour gérer cela, nous allons mettre à jour les enregistrements maîtres restants avec les données propres que nous avons obtenues après la fusion sur Datablist.

Dans la même collection "Fichier des Modifications", filtrez sur la colonne change pour ne voir que l'opération updated.

Ensuite, cliquez sur Exporter -> Envoyer vers un outil externe.

Et sélectionnez Synchroniser avec les Personnes/Organisations dans Pipedrive.

Entrez votre Clé API Pipedrive, et sélectionnez l'entité que vous mettez à jour (Personnes ou Organisations).

Sélectionnez le champ ID et les champs que vous souhaitez mettre à jour avec des valeurs propres.

Important - Vous devez sélectionner le champ ID pour mettre à jour les données, et non créer de nouveaux enregistrements.

Dans cet exemple, je mettrai uniquement à jour le champ site web. Je sélectionne donc ID et Website.

Dans les sections Entrées, mappez avec les champs Destination XX.

Configurez les sorties pour avoir le statut de la mise à jour.

Puis lancez le processus.

Vous pouvez vérifier le résultat en allant dans la liste Journal des modifications de votre enregistrement Pipedrive.

3.d. C'est Fait ! Votre CRM Pipedrive est Maintenant Propre

C'est tout ! Vous avez réussi à : ✅ Importer des données dans Datablist. ✅ Trouver et fusionner des doublons avec des algorithmes intelligents. ✅ Synchroniser les données nettoyées vers Pipedrive.

Votre CRM est maintenant dédupliqué et organisé, ce qui facilite la gestion de vos ventes et de vos contacts. 🚀

Limitations de la Fonctionnalité Intégrée de Fusion des Doublons de Pipedrive

Pipedrive propose un outil de déduplication basique, mais il présente de sérieuses limitations qui peuvent laisser votre CRM encombré de doublons. Voici pourquoi Datablist est la meilleure solution :

1. Pipedrive Ne Trouve Que les Correspondances Exactes

La détection des doublons de Pipedrive est trop stricte. Elle ne fait correspondre que les enregistrements avec des noms identiques. Cela signifie que :

• "Google LLC" et "Google" ne seront pas signalés comme doublons.
• Les e-mails, numéros de téléphone ou sites web ne sont pas pris en compte pour la déduplication.

✅ Avantage Datablist : Utilise la correspondance floue pour attraper les doublons même lorsque les noms, e-mails ou sites web sont légèrement différents.

2. Pas de Fusion en Masse dans Pipedrive

Pipedrive vous oblige à fusionner les doublons un par un, ce qui prend beaucoup de temps si vous avez des centaines de doublons.

✅ Avantage Datablist : Fusion en masse avec un contrôle total sur la manière dont les champs sont combinés, garantissant des données propres et complètes.

3. Aucun Contrôle sur les Règles de Fusion

Lors de la fusion dans Pipedrive :

• Vous ne pouvez pas choisir quels champs conserver ou combiner.
• Certaines données pourraient être perdues si le système choisit le mauvais enregistrement maître.

✅ Avantage Datablist : Définissez des règles de fusion personnalisées, combinez plusieurs valeurs et assurez-vous qu'aucune donnée importante n'est perdue.

4. Pas d'Historique de Fusion ni de Journal des Modifications

Pipedrive ne trace pas ce qui a été fusionné ni quels enregistrements ont été supprimés. Si une erreur se produit, il n'y a pas d'annulation possible.

✅ Avantage Datablist : Le Journal des Modifications garde une trace de chaque fusion, vous savez donc toujours ce qui a changé.

Pipedrive est excellent pour gérer les ventes, mais en matière de déduplication, Datablist est le choix le plus judicieux. Essayez-le dès aujourd'hui et nettoyez votre CRM sans effort ! 🚀