Per unire le righe duplicate in un file Excel senza perdere valori utili, confronta le righe usando una chiave come Email, combina i campi complementari e verifica i valori in conflitto prima di eliminare qualsiasi riga. Datablist ti permette di importare il file XLSX, visualizzare in anteprima i gruppi e infine esportare il risultato consolidato.
Il comando Rimuovi duplicati di Excel conserva la prima riga corrispondente ed elimina le altre. Non copia, ad esempio, il numero di telefono o una nota presenti in una riga eliminata nel record conservato. Quando le altre righe contengono informazioni ancora utili, è quindi preferibile usare un processo di unione.
Il Duplicates Finder di Datablist mostra le righe corrispondenti prima di modificare il file. Puoi unire i valori complementari, configurare regole per gestire i conflitti e lasciare invariati i gruppi incerti. I visitatori anonimi possono eseguire un controllo Exact, mentre lo Smart matching richiede un account gratuito.
Perché non usare Excel per unire i duplicati?
Microsoft Excel è un'applicazione molto potente e include la funzione "Rimuovi duplicati". Tuttavia, questa funzione conserva la prima riga "corrispondente" ed elimina tutte le altre righe duplicate. Se due righe contengono dati complementari, alcune informazioni andranno perse. Unire i duplicati non dovrebbe essere complicato. I fogli di calcolo sono strumenti eccellenti, ma sono generici e non sono pensati specificamente per la manipolazione dei dati. Datablist è progettato per gestire elenchi di dati strutturati e offre funzionalità intuitive per elaborarli.
In questa guida scoprirai come trovare e unire i duplicati di un file Excel senza perdere informazioni.
Per illustrare il procedimento, useremo un file Excel contenente dati di contatto con quattro campi: First Name, Last Name, Email, Job Title. Troveremo e uniremo tutti i contatti in base al loro indirizzo email.
Il processo può essere riassunto nei seguenti passaggi:
- Carica il file Excel
- Trova i duplicati nel file Excel
- Unisci automaticamente le righe duplicate
- Unisci manualmente gli elementi in conflitto
Passaggio 1: caricare il file Excel
Il primo passaggio consiste nell'importare il file Excel in Datablist. Crea una collection e usa l'assistente Import CSV/Excel per caricare il file.
Creare le proprietà e associarle alle colonne Excel
Una collection di Datablist è simile a un foglio di calcolo, ma dispone di una struttura dati. In Datablist, le colonne del foglio di calcolo sono chiamate "Properties". Se una proprietà è definita come Email, Datablist verifica che contenga soltanto indirizzi email validi. Lo stesso vale per date, checkbox e altri tipi di dati.
Dopo aver caricato il file Excel, devi scegliere quali colonne importare e associarle a una proprietà esistente della collection oppure creare nuove proprietà.
Datablist rileva automaticamente i tipi di dati più comuni analizzando le prime righe e individuando eventuali pattern.
📌 Datablist importa il primo foglio di lavoro di una cartella Excel. Prima di continuare, controlla i valori importati nelle colonne contenenti formule. Se vuoi lavorare solo con i valori, salva in Excel una copia del file sostituendo le formule con i rispettivi risultati.
Unire due file o fogli Excel senza duplicati
Importa il primo file in una collection, quindi importa il secondo nella stessa collection. Associa le colonne equivalenti alle stesse proprietà: ad esempio, Email Address in un file ed Email nell'altro devono confluire in un'unica proprietà Email. Se devi elaborare più fogli, salva ciascun foglio necessario come file separato, posizionandolo come primo foglio.
Esegui quindi la ricerca dei duplicati nell'intera collection. Per i contatti, è consigliabile partire da un indirizzo email non vuoto o da un ID contatto stabile. Il solo nome completo potrebbe raggruppare persone diverse. Esamina separatamente le righe prive di chiavi e conserva un campo Source se hai bisogno di sapere da quale file proviene ciascun record.
Ad esempio, un file potrebbe contenere il nome e l'email di un contatto, mentre l'altro potrebbe contenere la stessa email e un numero di telefono. Unendo le righe puoi conservare tutti e tre i campi. Se i due file riportano numeri di telefono diversi, scegli una regola per la gestione dei conflitti oppure lascia il gruppo in attesa di una verifica manuale. Limitarsi ad accodare i file o a eliminare le righe ripetute non risolve questo conflitto.
Passaggio 2: trovare i duplicati nel file Excel
Ora che i dati del file Excel sono stati importati, puoi usare il Duplicates Finder di Datablist per trovare e unire i duplicati.
Apri Clean > Merge duplicates.
Sono disponibili due modalità:
- All Properties confronta le righe complete.
- Selected Properties confronta soltanto i campi che identificano un record.
In questo esempio, la proprietà email è sufficiente per identificare un contatto. Puoi quindi scegliere la modalità Selected Properties e selezionare la proprietà email.
L'analisi dei duplicati è un'operazione non distruttiva. Gli elementi non vengono modificati finché non decidi di unirli automaticamente o manualmente.
Passaggio 3: unire automaticamente le righe duplicate
Seleziona Merge and preserve data. Datablist completa le proprietà vuote usando i dati delle righe complementari, quindi chiede di definire le regole da applicare quando due valori non vuoti sono in conflitto.
I record con valori simili o complementari vengono riuniti in un unico elemento. Ad esempio:
email | First Name | Last Name
james@gmail.com | James
james@gmail.com | | Bond
Verranno uniti così:
email | First Name | Last Name
james@gmail.com | James | Bond
Una seconda opzione consente di consolidare le righe duplicate combinando i valori in conflitto in un unico elemento. I diversi valori vengono uniti usando un delimitatore.
Ad esempio:
email | Notes | Phone
james@gmail.com | Incontrato a un evento | 0 493 492 334
james@gmail.com | Da contattare | 06 67 23 42 23
Combinando Notes con semi-colon e Phone con Comma, le righe verranno unite così:
email | Notes | Phone
james@gmail.com | Incontrato a un evento;Da contattare | 0 493 492 334,06 67 23 42 23
Questa opzione ti permette di consolidare un elenco di migliaia di righe duplicate senza perdere informazioni. Usala per pulire automaticamente le tue liste di contatti, Lead e aziende.
Passaggio 4: unire manualmente gli elementi in conflitto
I gruppi rimangono in Needs review quando la corrispondenza ha un livello di affidabilità basso, manca una regola per gestire un conflitto oppure la regola Record to keep non riesce a selezionare una riga.
Apri Review group per modificare una riga, escluderla dal gruppo, saltare il gruppo oppure avviare il Merging Assistant. Prima di confermare l'unione, seleziona il record di destinazione e il valore da conservare per ogni proprietà.
Esportare i risultati in formato CSV o Excel
Ottimo lavoro! I duplicati sono stati eliminati dai tuoi dati!
Prima di esportare, controlla un gruppo con dati complementari, un gruppo con valori in conflitto ed eventuali gruppi ancora in attesa di revisione. Verifica che il numero di righe rimosse corrisponda alle unioni approvate e che gli ID contatto selezionati e i campi utili siano stati conservati.
Se i valori numerici rappresentano contributi distinti, consulta la guida per sommare i valori durante l'unione dei duplicati. Le istantanee ripetute dello stesso totale, invece, non devono essere sommate.
Clicca su Export nell'intestazione della collection e seleziona CSV o Microsoft Excel. Prima di importare il file in un'altra applicazione, aprilo e controlla le intestazioni, gli ID e un campione delle righe unite.
