Unire in blocco i duplicati su Pipedrive: guida

Pipedrive è ottimo per gestire lead e vendite. Ma, come ogni CRM, con il tempo contatti e aziende duplicate iniziano ad accumularsi.

Lo strumento di deduplica nativo di Pipedrive ha limitazioni importanti (vedi tutti i limiti del Merge Duplicates di Pipedrive):

• Rileva solo le corrispondenze esatte basate sul nome di persone/aziende – niente matching tra ragioni sociali con suffissi legali (Google LLC == Google), niente fuzzy matching, né deduplica usando sito web, email, ecc.
• Non permette il merge in blocco dei duplicati.

Se hai duplicati su People o Organizations in Pipedrive, ti serve una soluzione migliore.

Qui entra in gioco Datablist Duplicates Finder, per deduplicare i dati del tuo Pipedrive. In questa guida ti mostro come:

1. Importa People e/o Organizations di Pipedrive in Datablist
2. Trova e unisci i duplicati con algoritmi avanzati
3. Sincronizza in blocco i merge su Pipedrive
4. Limiti del Merge Duplicates integrato in Pipedrive

Step 1: Importa i tuoi contatti Pipedrive

Il primo passo per ripulire i duplicati in Pipedrive è importare i dati in Datablist. Così puoi usare strumenti di deduplica avanzati che Pipedrive non offre. Segui questi passaggi per importare contatti e aziende:

1. Crea una nuova collezione Datablist

Una collezione in Datablist è come un foglio di calcolo dove archivi e pulisci i dati. Ogni collezione conterrà i tuoi contatti Pipedrive (People) o le aziende (Organizations).

• Se vuoi deduplicare People, crea una collezione per People.
• Se vuoi deduplicare Organizations, crea una collezione per Organizations.
• Se ti serve pulire entrambi, crea due collezioni separate: una per People e una per Organizations.

2. Seleziona “Source → Pipedrive”

Datablist si collega direttamente al tuo account Pipedrive tramite API.

Nella tua collezione Datablist, vai su Import → Seleziona Source → Scegli Pipedrive. Oppure direttamente dal link "See all sources" nella schermata iniziale della collezione.

3. Trova la tua Pipedrive API Key

Ti verrà chiesto di inserire la tua Pipedrive API key.

La Pipedrive API key è necessaria per collegare Datablist al tuo account Pipedrive. Vai su Pipedrive API Settings e copia la tua API key personale. Incollala in Datablist.

4. Scegli People o Organizations

Una volta connesso, decidi cosa importare:

• Se stai ripulendo contatti duplicati, seleziona People.
• Se stai ripulendo aziende duplicate, seleziona Organizations.

Nota: Se ti servono entrambi, importali separatamente in due collezioni diverse.
Perché collezioni separate? - Pipedrive archivia People e Organizations in modo diverso. Non puoi deduplicarli insieme. Tenerli separati assicura risultati accurati.

5. Datablist recupera tutti i campi Pipedrive

Dopo aver selezionato People o Organizations, Datablist importerà:

• Campi standard di Pipedrive (Name, Email, Phone, Website, ecc.).
• Campi personalizzati creati in Pipedrive.

Così avrai tutti i dati utili disponibili per la deduplica.

6. Avvia l’import

Clicca Import per iniziare a recuperare i dati. Il tempo dipende dal numero di record.

Datablist elabora i contatti e li struttura per la deduplica.

Cambia il tipo di dato per gli URL

Datablist Duplicates Finder ha processor specifici per Emails, URLs, ecc. Se nei tuoi dati ci sono siti web, cambia il tipo di proprietà in URL.

Email e numeri di telefono multipli

Se un contatto ha più email o numeri di telefono in Pipedrive, vengono concatenati in un unico campo separati da un punto e virgola ;.

Esempio:

• John Doe ha due email in Pipedrive: john@company.com e j.doe@gmail.com.
• In Datablist appare come: Email: john@company.com;j.doe@gmail.com

Questo permette a Datablist di gestire correttamente valori multipli durante la deduplica.

Una volta completato l’import, i tuoi dati sono pronti per la deduplica. Ora troveremo i duplicati con tecniche di matching avanzate.

Step 2: Trova i duplicati in People e Organizations di Pipedrive

Ora che contatti o aziende di Pipedrive sono in Datablist, è il momento di trovare i duplicati. A differenza dello strumento nativo di Pipedrive, Datablist usa algoritmi di matching avanzati per individuare record simili—anche quando i nomi variano leggermente o i dati di contatto sono incompleti.

Ecco come fare:

1. Apri Duplicates Finder e scegli la proprietà di deduplica

Nella tua collezione Datablist, vai su Clean → Duplicates Finder.

Una proprietà di deduplica è il campo che Datablist userà per trovare i duplicati. La scelta migliore dipende dal tipo di dato:

• Per People: usa Email (la più affidabile) o Name (se le email mancano o sono incoerenti).
• Per Organizations: usa Website (la migliore) o Name (se il sito non è disponibile).

💡 Esempio:

• Se "Google" ha due record: uno con Google LLC e un altro con Google, Datablist li rileverà come duplicati perché i nomi sono simili.

2. Esegui la deduplica

Per risultati migliori, non fare subito il merge di tutto. Esegui la deduplica a iterazioni:

1️⃣ Primo passaggio: match su Email (per People) o Website (per Organizations). Trovi i duplicati certi. 2️⃣ Secondo passaggio: match su Name (per People o Organizations) per intercettare duplicati con email diverse ma riferiti alla stessa entità.

🔹 Perché in due step?

• Se fai il merge su Email + Name insieme, piccole variazioni del nome (es. "John Doe" vs. "Johnathan Doe") potrebbero impedire il match.
• Partire dalle email assicura di gestire prima i match esatti, evitando errori.

Attenzione a email multiple e nomi aziendali

Alcuni campi Pipedrive contengono valori multipli, come Emails e Phones.

Se stai deduplicando su campi come Emails o Phones che hanno più valori (separati da ;), attiva la modalità "Multiple Values" in Datablist. Così, se un contatto ha john@company.com; j.doe@gmail.com in un record, e solo john@company.com in un altro, verrà comunque abbinato correttamente.

Se stai deduplicando sui nomi aziendali, Duplicates Finder di Datablist ha un processor dedicato per gestire suffissi legali e parole di disturbo.

Se stai deduplicando sui siti web, usa il processor URL.

3. Rivedi duplicati rilevati e valori in conflitto

Al termine della scansione, Datablist raggruppa i duplicati.

• Vedrai cluster di People o Organizations simili. Li chiamiamo "Duplicate Groups".
• Ogni gruppo mostra come combaciano (per email, nome o sito) e se ci sono dati in conflitto.

3.a. Comprendi i gruppi di duplicati

Ogni gruppo di duplicati contiene più record considerati la stessa entità.

• Alcuni gruppi possono essere uniti automaticamente perché hanno dati identici o complementari.
• Altri richiedono una revisione manuale perché hanno informazioni in conflitto.

💡 Esempio:

• Se due record per “John Doe” hanno la stessa email ma numeri di telefono diversi, Datablist li rileva come duplicati ma segnala il telefono come campo in conflitto.

3.b. Imposta le regole di merge per i valori in conflitto

Capire i conflitti

I conflitti si verificano quando i duplicati hanno valori diversi per lo stesso campo. Per esempio, due record potrebbero avere job title o numeri di telefono differenti. Datablist evidenzia questi conflitti così puoi decidere quale valore mantenere.

Come gestire i conflitti

Datablist offre un’interfaccia intuitiva per risolvere rapidamente i conflitti, mantenendo dati puliti e accurati.

• Combina i valori: Se i valori sono complementari (es. più numeri di telefono, note), combinali.
• Mantieni un valore ed elimina gli altri: Se un contatto è chiaramente più completo e vuoi scartare gli altri, seleziona "Drop conflicting values...".

Per le impostazioni Combine conflicting values e Drop conflicting values, hai un collegamento rapido per selezionare automaticamente tutte le proprietà in conflitto.

Seleziona un master record

Puoi anche configurare come Datablist seleziona il master record. Quando unisci i duplicati, Datablist mantiene un record, aggiorna i suoi campi ed elimina gli altri per arrivare a un solo record.

Puoi controllare come scegliere il Master Record con diverse regole:

• Most Complete: Sceglie il record con più campi compilati.
• Last Updated: Sceglie il record modificato più di recente.
• First Created: Sceglie il record più vecchio in base alla data di creazione.
• Highest Value: Sceglie il record con il valore più alto per una proprietà selezionata. Se più record hanno lo stesso valore, seleziona il più recente.
• Lowest Value: Sceglie il record con il valore più basso per una proprietà selezionata. Se più record hanno lo stesso valore, seleziona il più recente.
• Matching Value: Sceglie il record che contiene uno specifico valore in una proprietà selezionata. Se nessun record combacia, non verranno uniti.

Datablist mostra un preview delle modifiche che verranno applicate. Vedi quali record saranno eliminati, quali valori combinati, ecc.

Clicca su "Refresh" anteprima quando hai finito di definire le impostazioni di merge.

🔹 Esempio: Merge di due contatti

Il seguente esempio mostra il risultato delle regole di merge:

• Drop Conflicting values sul campo Name.
• Combine Conflicting values sul campo Phone.

3.c. Unisci automaticamente i duplicati

Quando l’anteprima ti convince, clicca su "Auto-merge duplicates when possible". Datablist applicherà le regole di merge su tutti i gruppi di duplicati.

3.d. Scarica il file delle modifiche

⚠️ Ti SERVE questo file delle modifiche per unire e aggiornare i record nel tuo Pipedrive CRM.

Step 3: Sincronizza in blocco i merge su Pipedrive

Ora i duplicati sono stati uniti in Datablist. L’ultimo step è sincronizzare i dati puliti su Pipedrive così il tuo CRM resta aggiornato.

Per farlo useremo il Changes File scaricato nello step precedente (Vedi 3.d. Scarica il file delle modifiche). Questo file elenca tutti i record uniti, i duplicati eliminati e i campi aggiornati.

Nel Changes Log puoi vedere:

✅ Updated Records → Contatti o aziende che sono stati modificati (es. email, telefoni o nomi combinati). Con i dati precedenti e i nuovi aggiornati. ✅ Deleted Records → Record duplicati uniti nel master record. Con l’id del record eliminato e l’id del master che lo ha sostituito. Questi record vanno eliminati in Pipedrive.

3.a. Importa il Changes File dei duplicati in una nuova collezione

Per applicare queste modifiche in Pipedrive, crea una nuova collezione e carica il Changes File.

Avrai una collezione con tutte le operazioni di merge.

3.b. Esegui il merge ed elimina i record duplicati

Il primo passo per applicare le modifiche in Pipedrive è dire a Pipedrive di fare il merge dei record "deleted" con i rispettivi "master".

Pipedrive fornisce una merge API per consolidare i duplicati. La useremo.

Per i tecnici, ecco come funziona la Pipedrive API:

• Usa l’endpoint /organizations/:id/merge per le Organizations.
• Usa l’endpoint /persons/:id/merge per le People.
• Il record duplicato viene eliminato e i suoi dati trasferiti nel master record.

💡 Esempio di richiesta API:

PUT https://api.pipedrive.com/v1/persons/{duplicate_id}/merge?api_token=YOUR_API_KEY
{
  "merge_with_id": "{master_record_id}"
}

🔹 Perché usare la Merge API?

• Garantisce che tutte le deal, attività e note collegate rimangano associate al master record.
• I dati non in conflitto (come telefoni o email aggiuntivi) vengono mantenuti automaticamente.

Don't panic - Datablist ha un’enrichment nativa che chiama questo endpoint Pipedrive per te.

Il primo passo è selezionare solo gli elementi con operazione di modifica deleted.

Poi, dal menu Enrich, seleziona Pipedrive Merge Duplicates.

Assicurati di vedere solo "deleted" nella colonna change prima di eseguire l’enrichment Pipedrive Merge Duplicates.

Inserisci la tua Pipedrive API key e configura l’entità Pipedrive da unire.

Poi, negli input, per Pipedrive Object Id to Merge, mappa con il campo Previous Pipedrive Person Id.

Per Pipedrive Object to merge with, mappa con il campo Destination Pipedrive Person Id.

Avvia quindi il processo di merge.

Puoi vedere l’avanzamento direttamente in Datablist.

Per ogni riga della collezione, trovi lo stato del merge.

Puoi verificare il record Pipedrive che verrà eliminato. Vai al record (per People, l’URL è https://app.pipedrive.com/person/:ID). Apparirà un messaggio nella parte alta dello schermo.

Nel master record vedrai anche i dati uniti.

3.c. Sincronizza i record aggiornati in Pipedrive

Nel passaggio precedente abbiamo usato la Pipedrive Merge API per unire i record duplicati nel master.

Purtroppo, durante questo processo di merge, Pipedrive aggiunge i valori del duplicato al master. Potresti ritrovarti con siti web doppi, ecc.

Per gestirlo, aggiorneremo i master record rimasti con i dati puliti ottenuti dopo il merge in Datablist.

Nella stessa collezione del "Changes File", filtra la colonna change per mostrare solo l’operazione updated.

Poi clicca Export -> Send to external tool.

E seleziona Sync with Persons/Organizations in Pipedrive.

Inserisci la tua Pipedrive API Key e seleziona l’entità che stai aggiornando (People o Organizations).

Seleziona il campo ID e i campi che vuoi aggiornare con i valori puliti.

Important - Devi selezionare il campo ID per aggiornare i dati, e non creare nuovi record.

In questo esempio, aggiornerò solo il campo website. Quindi seleziono ID e Website.

Nella sezione Inputs, mappa con i campi Destination XX.

Configura gli output per avere lo stato dell’aggiornamento.

Poi avvia il processo.

Puoi verificare il risultato andando nel Changelog del tuo record in Pipedrive.

3.d. Fatto! Il tuo Pipedrive è pulito

È tutto! Hai: ✅ Importato i dati in Datablist.
✅ Trovato e unito i duplicati con algoritmi intelligenti.
✅ Sincronizzato i dati puliti su Pipedrive.

Il tuo CRM ora è deduplicato e in ordine, più facile da gestire per vendite e contatti. 🚀

Limiti del Merge Duplicates integrato in Pipedrive

Pipedrive offre uno strumento base di deduplica, ma ha limiti seri che possono lasciare il tuo CRM pieno di doppioni. Ecco perché Datablist è la scelta migliore:

1. Pipedrive trova solo corrispondenze esatte

La rilevazione dei duplicati in Pipedrive è troppo rigida. Abbina solo record con nomi identici. Questo significa che:

• "Google LLC" e "Google" non vengono segnalati come duplicati.
• Email, numeri di telefono o siti web non vengono considerati per la deduplica.

✅ Vantaggio Datablist: usa fuzzy matching per intercettare duplicati anche quando nomi, email o siti sono leggermente diversi.

2. Niente merge in blocco in Pipedrive

Pipedrive ti obbliga a unire i duplicati uno alla volta, un incubo se ne hai centinaia.

✅ Vantaggio Datablist: merge in blocco con pieno controllo su come combinare i campi, garantendo dati puliti e completi.

3. Nessun controllo sulle regole di merge

Quando fai il merge in Pipedrive:

• Non puoi scegliere quali campi mantenere o combinare.
• Alcuni dati possono andare persi se il sistema sceglie il master sbagliato.

✅ Vantaggio Datablist: definisci regole di merge personalizzate, combina valori multipli e non perdi informazioni importanti.

4. Nessuna cronologia merge o change log

Pipedrive non traccia cosa è stato unito o quali record sono stati eliminati. Se succede un errore, non c’è undo.

✅ Vantaggio Datablist: il Change Log tiene traccia di ogni merge, così sai sempre cosa è cambiato.

Pipedrive è eccellente per gestire le vendite, ma sulla deduplica Datablist è la scelta più smart. Provalo oggi e ripulisci il tuo CRM senza sforzo! 🚀