Comment fusionner des doublons Excel sans perte de données

Pour fusionner les lignes en double dans un fichier Excel sans perdre de valeurs utiles, identifiez les correspondances à l’aide d’une clé comme Email, regroupez les champs complémentaires et vérifiez les valeurs contradictoires avant de supprimer la moindre ligne. Datablist vous permet d’importer le fichier XLSX, de prévisualiser ces groupes et d’exporter le résultat fusionné.

La commande Supprimer les doublons d’Excel conserve la première ligne correspondante et supprime les autres. Elle ne copie pas le numéro de téléphone ou la note d’une ligne supprimée vers l’enregistrement conservé. Mieux vaut donc utiliser un processus de fusion lorsque ces autres lignes contiennent encore des informations utiles.

Le Duplicates Finder de Datablist affiche les lignes correspondantes avant de modifier le fichier. Vous pouvez fusionner les valeurs complémentaires, définir des règles pour gérer les conflits et laisser de côté les groupes incertains. Les visiteurs anonymes peuvent lancer une vérification Exact. Le Smart matching nécessite un compte gratuit.

Pourquoi ne pas fusionner les doublons avec Excel ?
Microsoft Excel est une application très puissante qui propose une fonctionnalité « Supprimer les doublons ». Cependant, celle-ci conserve la première ligne « correspondante » et supprime toutes les autres. Si deux lignes sont complémentaires, vous perdez donc des données. La fusion des doublons ne devrait pas être compliquée. Les tableurs sont très pratiques, mais restent généralistes et ne sont pas conçus spécifiquement pour la manipulation de données. Datablist se concentre sur les données structurées et propose des fonctionnalités simples pour les traiter.

Dans ce guide, vous allez apprendre à repérer et à fusionner les doublons d’un fichier Excel sans perdre d’informations. Pour illustrer la méthode, nous utiliserons un fichier Excel contenant des contacts avec quatre champs : First Name, Last Name, Email, Job Title. Nous rechercherons et fusionnerons tous les contacts à partir de leur adresse email.

Cliquez ici pour télécharger le fichier Excel du tutoriel.

Voici les différentes étapes du processus :

1. Importer votre fichier Excel
2. Rechercher les doublons dans votre fichier Excel
3. Fusionner automatiquement les lignes sans conflit
4. Fusionner manuellement les doublons restants

Étape 1 : importer le fichier Excel

La première étape consiste à importer votre fichier Excel dans Datablist. Créez une collection, puis utilisez l’assistant Import CSV/Excel pour charger le fichier.

Créer les propriétés et les associer aux colonnes Excel

Une collection Datablist ressemble à une feuille de calcul, mais repose sur une structure de données. Dans Datablist, les colonnes d’un tableur sont appelées « Properties ». Si une propriété est définie comme Email, Datablist veille à ce que seules des adresses email valides soient renseignées. Il en va de même pour les dates, les cases à cocher, etc.

Une fois votre fichier Excel chargé, sélectionnez les colonnes à importer et associez-les à une propriété existante de la collection, ou créez de nouvelles propriétés.

Datablist détecte automatiquement les types de données courants en analysant les premières lignes afin d’identifier des modèles.

📌 Datablist importe la première feuille d’un classeur Excel. Avant de continuer, vérifiez les valeurs importées dans les colonnes contenant des formules. Si vous souhaitez travailler uniquement avec les valeurs, enregistrez dans Excel une copie où les formules sont remplacées par leurs résultats.

Fusionner deux fichiers ou feuilles Excel sans doublons

Importez le premier fichier dans une collection, puis le second dans cette même collection. Associez les colonnes équivalentes aux mêmes propriétés : Email Address dans un fichier et Email dans l’autre doivent alimenter une seule propriété Email. Si vous utilisez plusieurs feuilles, enregistrez chaque feuille nécessaire dans un fichier distinct en veillant à la placer en première position.

Lancez ensuite la recherche de doublons sur l’ensemble de la collection. Pour des contacts, commencez par une adresse email non vide ou un identifiant de contact stable. Un nom complet seul peut regrouper des personnes différentes. Examinez séparément les lignes dont la clé est absente et conservez un champ Source si vous devez savoir de quel fichier provient chaque enregistrement.

Par exemple, un fichier peut contenir le nom et l’email d’un contact, tandis qu’un autre contient la même adresse email avec un numéro de téléphone. La fusion permet de conserver les trois champs. Si les deux fichiers comportent des numéros de téléphone différents, choisissez une règle de résolution des conflits ou laissez le groupe en attente d’une vérification manuelle. Ajouter simplement les fichiers à la suite ou supprimer les lignes répétées ne permet pas de trancher ce conflit.

Étape 2 : rechercher les doublons dans Excel

Maintenant que les données de votre fichier Excel sont importées, utilisez le Duplicates Finder de Datablist pour rechercher et fusionner les doublons.

Ouvrez Clean > Merge duplicates.

Deux modes sont disponibles :

• All Properties compare les lignes complètes.
• Selected Properties compare uniquement les champs qui identifient un enregistrement.

Dans cet exemple, la propriété email suffit pour identifier un contact. Vous pouvez donc sélectionner le mode Selected Properties avec la propriété email.

L’analyse des doublons est une opération non destructive. Tant que vous n’avez pas choisi de fusionner vos éléments automatiquement ou manuellement, aucune donnée n’est modifiée.

Étape 3 : fusionner automatiquement les doublons

Sélectionnez Merge and preserve data. Datablist complète les propriétés vides à partir des lignes complémentaires, puis vous demande de définir des règles lorsque deux valeurs non vides sont en conflit.

Les enregistrements dont les valeurs sont similaires ou complémentaires sont réunis en un seul élément. Par exemple :

email            |     First Name   |    Last Name
james@gmail.com  |     James
james@gmail.com  |                  |     Bond

Seront fusionnés ainsi :

email            |     First Name   |    Last Name
james@gmail.com  |     James        |     Bond

Une seconde option de fusion permet de consolider les lignes en double en regroupant les valeurs contradictoires dans un seul élément. Les différentes valeurs sont réunies à l’aide d’un séparateur.

Par exemple :

email            |          Notes          |    Phone
james@gmail.com  |    Rencontré lors d’un événement  | 0 493 492 334
james@gmail.com  |     À recontacter        | 06 67 23 42 23

En regroupant les valeurs de Notes avec un point-virgule et celles de Phone avec une virgule, vous obtenez :

email            |                  Notes               |    Phone
james@gmail.com  | Rencontré lors d’un événement;À recontacter  | 0 493 492 334,06 67 23 42 23

Grâce à cette option, vous pouvez consolider une liste de plusieurs milliers de lignes comportant des doublons sans perdre d’informations. Utilisez cette fonctionnalité puissante pour nettoyer automatiquement vos listes de contacts, de leads et d’entreprises !

Étape 4 : fusionner manuellement les conflits

Les groupes restent dans Needs review lorsque la correspondance présente un faible niveau de confiance, qu’aucune règle ne traite un conflit ou que la règle Record to keep ne parvient pas à sélectionner une ligne.

Ouvrez Review group pour modifier une ligne, l’exclure du groupe, ignorer le groupe ou lancer le Merging Assistant. Avant de confirmer la fusion, sélectionnez l’enregistrement de destination et la valeur à conserver pour chaque propriété.

Exporter les résultats au format CSV ou Excel

Bravo ! Vos données sont dédupliquées !

Avant l’export, vérifiez un groupe aux données complémentaires, un groupe contenant des valeurs contradictoires et tous les groupes laissés en attente de validation. Assurez-vous que le nombre de lignes supprimées correspond aux fusions acceptées et que les identifiants de contact choisis ainsi que les champs utiles ont bien été conservés.

Si des valeurs numériques correspondent à des contributions distinctes, consultez le guide pour additionner les valeurs lors de la fusion des doublons. En revanche, il ne faut pas additionner plusieurs instantanés d’un même total.

Cliquez sur Export dans l’en-tête de la collection, puis sélectionnez CSV ou Microsoft Excel. Ouvrez le fichier exporté et vérifiez les en-têtes, les identifiants ainsi qu’un échantillon de lignes fusionnées avant de l’importer dans une autre application.