Fusionner des leads en double sans perdre de données

Pour fusionner des leads en double sans perdre de données utiles, commencez par déterminer quels enregistrements correspondent à la même personne ou entreprise. Choisissez ensuite l’enregistrement à conserver, complétez ses champs manquants et tranchez entre les valeurs contradictoires avant de lancer la fusion.

Supprimer toutes les lignes contenant une adresse e-mail répétée peut vous faire perdre un numéro de téléphone, une note ou un identifiant CRM présent uniquement dans une autre ligne. Datablist sépare la détection des doublons des décisions de fusion, afin que vous puissiez examiner chaque groupe avant de modifier vos données.

Si vos leads sont répartis dans plusieurs bases de données, commencez par créer des exports incluant l’identifiant de chaque enregistrement source. Ce guide repose sur un workflow à partir de fichiers : nettoyez la liste consolidée dans Datablist, puis préparez les mises à jour destinées aux systèmes sources.

Dans ce guide étape par étape, vous découvrirez :

• Comment détecter automatiquement les leads en double
• Comment dédupliquer automatiquement vos leads
• Comment fusionner manuellement les doublons restants
• Comment mettre à jour votre CRM avec la liste nettoyée
• Comment exporter les groupes de doublons dans un fichier Excel

Remarque : ce guide porte sur la déduplication des leads. Le processus reste toutefois similaire pour toute liste d’enregistrements à dédupliquer : contacts, entreprises, produits, etc.

Détecter les leads en double

Pour commencer, importez votre base de leads dans Datablist.

Dans Datablist, les données sont organisées en collections. Une collection contient une liste d’enregistrements partageant le même modèle de données. Vous devez importer vos leads à partir de fichiers externes. Datablist prend en charge les fichiers CSV et Excel. Cliquez sur Import CSV/Excel, puis sélectionnez le fichier contenant votre liste de leads.

Cliquez sur + pour créer une collection. Donnez-lui un nom (et une icône 🚀). Vous pouvez également cliquer sur Start with a CSV/Excel file depuis l’écran d’accueil.

Passez ensuite à l’écran Properties. Cette étape affiche les colonnes détectées lors de l’analyse du fichier CSV. Datablist examine chaque colonne afin d’identifier le type de données approprié. Les adresses e-mail et les URL sont, par exemple, reconnues automatiquement.

Sélectionnez manuellement le type de données si nécessaire. Désactivez l’import pour les colonnes CSV que vous ne souhaitez pas importer.

L’étape suivante affiche un aperçu du contenu de votre fichier. Cliquez sur Import {x} items pour lancer l’import.

Si vos leads sont répartis dans plusieurs fichiers, importez-les dans une seule collection et associez les colonnes équivalentes aux mêmes propriétés. Ajoutez une colonne Système source avant de regrouper les fichiers et conservez les identifiants des contacts sources. Un identifiant issu du CRM A n’est pas interchangeable avec un identifiant du CRM B.

Je vous conseille de commencer par rapprocher les personnes à l’aide d’un identifiant pertinent, comme une adresse e-mail personnelle ou l’URL d’un profil. Ne vous appuyez pas uniquement sur l’identifiant source lorsque chaque base utilise son propre système d’identification. Pour une liste d’entreprises, utilisez des identifiants d’entreprise au lieu de considérer que toutes les personnes rattachées au même domaine constituent un seul lead.

Une fois les leads chargés, ouvrez Clean > Merge duplicates.

Sélectionnez la méthode de comparaison de vos leads pour lancer la déduplication. Deux modes sont disponibles :

• All Properties compare les lignes complètes des leads.
• Selected Properties compare les champs permettant d’identifier un lead.

Remarque — Dans Datablist, le terme « Property » désigne l’équivalent d’un champ ou d’une colonne dans d’autres systèmes.

Pour dédupliquer des leads, sélectionnez Selected Properties.

Sélectionnez les champs qui identifient l’entité à dédupliquer. Une adresse générique comme sales@example.com peut appartenir à plusieurs contacts. Un nom seul peut également regrouper des personnes différentes.

Pour comparer les adresses e-mail, choisissez soigneusement le processeur. Le guide sur la déduplication des e-mails explique dans quels cas la normalisation des adresses est utile et quand les alias ou les boîtes partagées nécessitent une vérification. Commencez par une comparaison stricte, examinez les groupes obtenus, puis élargissez-la uniquement si les correspondances représentent bien la même entité.

Configurez l’algorithme et le processeur de chaque propriété sélectionnée, puis cliquez sur Run duplicates check.

Important

• L’analyse s’effectue en lecture seule. Aucune donnée ne sera modifiée avant l’étape suivante et la fusion des leads.
• Datablist compare les textes avec un algorithme insensible à la casse. Deux valeurs identiques à l’exception de leurs majuscules seront donc signalées comme des leads en double.

Dédupliquer automatiquement les leads

Sélectionnez Merge and preserve data. Datablist complète les champs vides à partir des leads complémentaires, puis répertorie les propriétés contradictoires pour lesquelles vous devez définir une règle.

Pour chaque conflit, vous pouvez combiner les valeurs textuelles distinctes, conserver la valeur du lead sélectionné ou appliquer une règle de survivance du champ. Configurez Record to keep afin de préserver le bon enregistrement CRM ou source.

L’aperçu indique les valeurs qui seront ajoutées, combinées, conservées ou supprimées. Vérifiez-le avant de traiter les groupes Ready. Les groupes Needs review restent inchangés.

Exemple : conserver l’identifiant du contact et regrouper les notes utiles

Ces lignes fictives représentent une seule personne. Le contact CRM possède l’identifiant à conserver, tandis que l’export d’un événement contient des informations complémentaires.

Choisissez l’enregistrement CRM comme enregistrement à conserver. Complétez son champ de téléphone vide, regroupez les différentes notes si vous souhaitez garder les deux et conservez Qualifié après avoir vérifié le conflit de statut. Voici le résultat attendu :

Conservez une copie des deux lignes d’origine et de leurs identifiants sources pour la réconciliation. Ne regroupez pas les identifiants des contacts dans une seule valeur destinée à être importée dans un champ d’identifiant CRM.

Choisir l’enregistrement à conserver avant de traiter les champs

Record to keep sélectionne l’élément Datablist qui sera conservé. Most Complete choisit celui dont le plus grand nombre de champs sont renseignés ; il ne s’agit pas nécessairement du contact CRM que vous souhaitez garder. D’autres règles de sélection sont disponibles selon votre abonnement. Si aucune règle automatique ne permet de choisir le bon contact de manière fiable, examinez manuellement le groupe.

Pour chaque propriété en conflit, tenez compte de la signification du champ :

• Notes ou coordonnées alternatives : combinez les différentes valeurs textuelles lorsqu’il est utile de toutes les conserver.
• Identifiants CRM, propriétaires ou références de comptes : conservez une seule valeur valide après avoir vérifié quel enregistrement doit subsister. Écarter un conflit sans prendre cette décision peut rompre la correspondance avec la source.
• Statut : sélectionnez la valeur conforme à votre règle métier. L’enregistrement le plus complet ne possède pas forcément le bon statut commercial.
• Dates d’activité : comparez directement le champ de date métier pour sélectionner l’activité la plus récente. La règle de champ Most recently updated se rapporte à la date de modification de l’élément Datablist, et non à la date d’activité enregistrée dans une colonne.

Merge and preserve data complète les champs à partir des données disponibles et applique les règles configurées aux conflits. Remove duplicates conserve l’enregistrement sélectionné sans le modifier et supprime les autres. N’utilisez ce second mode que si les lignes supprimées ne contiennent aucune donnée utile.

Dans l’aperçu, vérifiez les valeurs qui seront supprimées. Traitez les groupes Ready après les avoir contrôlés et réservez les groupes Needs review à une décision manuelle. Préserver les informations utiles implique parfois de ne pas fusionner un groupe tant que vous ne savez pas quelle valeur est correcte.

Fusionner manuellement les doublons restants

Utilisez le Merging Assistant de Datablist pour fusionner manuellement les leads en double restants.

Ouvrez les groupes de doublons restants afin d’examiner les enregistrements non résolus.

À gauche de chaque groupe de leads en double, le bouton Manual Merging assistant ouvre le Merging Assistant.

Un outil de fusion s’ouvre. À droite, Datablist sélectionne comme « Primary item » l’enregistrement contenant le plus de données. À gauche, les autres leads en double sont appelés « Secondary Items ».

Lorsque c’est possible, les valeurs des propriétés des « Secondary Items » sont automatiquement sélectionnées pour être intégrées au « Primary item ». Si plusieurs valeurs sont en conflit, vous devrez choisir celle à conserver.

Si le « Primary item » obtenu vous convient, cliquez sur le bouton Merge pour confirmer la fusion. Tous les leads secondaires seront supprimés afin de ne conserver qu’un seul enregistrement consolidé.

Vous pouvez également modifier ou supprimer vos leads en double directement depuis cette liste.

Mettre à jour votre CRM avec la liste nettoyée

Gérer plusieurs valeurs dans une même cellule

Datablist regroupe les valeurs dans une seule cellule. Votre liste peut donc contenir plusieurs valeurs séparées par un délimiteur.

Par exemple, un champ de téléphone consolidé peut contenir +1 202 555 0147;+1 202 555 0182. Si le système de destination exige un seul numéro par champ, répartissez-les entre Téléphone 1 et Téléphone 2 avant l’import. Conservez le champ consolidé d’origine jusqu’à ce que vous ayez vérifié le résultat.

Pour effectuer cette transformation, vous pouvez :

• Utiliser la fonctionnalité Split Property de Datablist afin de créer plusieurs propriétés à partir de données contenant plusieurs valeurs.
• Exécuter directement un script dans Datablist pour réaliser cette séparation.
• Exporter votre liste de leads dans un fichier Excel, puis la retraiter avec Excel ou Google Sheets.

Si vous avez besoin d’une ligne exportée par numéro de téléphone ou adresse e-mail, plutôt que de plusieurs colonnes, utilisez le CSV Rows Splitter sur le fichier fusionné.

Utiliser « Split Property » pour répartir les valeurs entre plusieurs propriétés

Datablist dispose d’un outil intégré permettant de répartir le texte d’une propriété dans de nouvelles propriétés. Il est parfaitement adapté au traitement des résultats regroupés par l’algorithme de déduplication.

Ouvrez l’outil en cliquant sur Split Property dans le menu Edit.

Sélectionnez la propriété contenant plusieurs valeurs, puis choisissez le même délimiteur que celui utilisé lors du regroupement.

Le dernier réglage détermine le nombre de parties à créer. Prévoyez suffisamment de champs de sortie pour le nombre maximal de valeurs que vous souhaitez conserver. Avant de lancer le traitement, contrôlez les lignes qui contiennent plus de valeurs que le nombre de champs choisi.

Avant de traiter vos données, Datablist affiche un aperçu du résultat. Vérifiez que les données séparées correspondent au résultat attendu, puis cliquez sur Split Property pour traiter l’ensemble de vos données.

Après le traitement, la propriété initiale reste inchangée et de nouvelles propriétés sont créées pour accueillir les valeurs séparées. Renommez-les afin qu’elles correspondent aux colonnes d’import de votre CRM.

Séparer les valeurs selon un délimiteur avec un script JavaScript dans Datablist

Pour des séparations plus complexes ou des manipulations supplémentaires, Datablist propose un outil puissant permettant d’exécuter du code JavaScript sur vos données. Vous pouvez l’utiliser pour répartir votre texte entre plusieurs propriétés.

Commencez par créer des propriétés supplémentaires pour stocker les différentes valeurs si elles n’existent pas encore. Créez, par exemple, les propriétés Téléphone 2, Téléphone 3 ou E-mail 2, E-mail 3, qui accueilleront chacune une valeur après la séparation.

Cliquez ensuite sur Run Javascript dans le menu Edit pour ouvrir l’éditeur de script.

Adaptez le script ci-dessous à vos propriétés :

function runOnItem(item){
  if(!item.phone) return null;

  var parts = item.phone.split(';');

  if(parts.length===1) return null;

  return {
    phone1: parts[0],
    phone2: parts[1]
  }
}

Remarque : traitez séparément chaque propriété regroupant plusieurs valeurs. Si vous avez une propriété contenant des numéros de téléphone et une autre contenant des adresses e-mail, traitez d’abord les numéros avec un script, puis exécutez-en un second pour les adresses e-mail.

Voici un exemple de code qui sépare le contenu d’une propriété ayant pour clé phone1. La séparation est effectuée sur un point-virgule, et les numéros obtenus sont stockés dans deux propriétés : phone1 et extraphone.

N’hésitez pas à nous contacter si vous avez besoin d’aide pour écrire ce script.

Réconcilier le fichier nettoyé avec les bases sources

Une fusion dans Datablist modifie la collection importée. Elle ne met pas automatiquement à jour et ne supprime pas les enregistrements correspondants dans vos bases de données externes. Vous devez préparer cette réconciliation séparément.

Exportez l’identifiant source conservé avec les valeurs que vous souhaitez mettre à jour. Pour chaque enregistrement source supprimé, déterminez si le système de destination nécessite une mise à jour, une opération de fusion ou une suppression. Respectez les règles d’import et de fusion du système concerné, notamment pour les activités et les comptes associés.

Les abonnements payants permettent de télécharger la liste des modifications issues de la fusion, avec les anciennes valeurs et les valeurs de destination pour assurer leur suivi. Utilisez-la avec votre export d’origine. Testez la mise à jour de destination sur un petit groupe avant de traiter l’intégralité du fichier.

Exporter les groupes de doublons dans un fichier Excel ou CSV

Vous pouvez exporter les doublons restants à tout moment pendant la déduplication. Datablist exporte les données dans des fichiers Excel ou CSV.

Exportez les doublons si vous souhaitez les nettoyer manuellement dans Excel ou confier cette tâche à un prestataire externe.

FAQ

Qu’est-ce qu’un doublon de lead ?

Un doublon de lead apparaît lorsque plusieurs enregistrements représentent la même personne ou entreprise. La déduplication des leads consiste à repérer ces enregistrements, puis à décider s’il faut les conserver, les supprimer ou les fusionner. Plusieurs personnes travaillant dans la même entreprise ne sont pas nécessairement des doublons.

Comment dédupliquer une liste de leads ?

Choisissez un identifiant adapté à votre entité, lancez une recherche de doublons et examinez les groupes avant d’appliquer les modifications. Sélectionnez ensuite l’enregistrement à conserver et définissez une règle pour chaque champ en conflit. Les boîtes mail partagées et les noms similaires exigent davantage de contexte qu’une simple comparaison exacte.

Comment fusionner des leads en double issus de plusieurs bases ?

Exportez depuis chaque base les champs utiles et les identifiants sources, ajoutez des libellés indiquant leur provenance, puis associez les champs équivalents dans une seule collection Datablist. Effectuez les rapprochements à partir d’identifiants de personnes ou d’entreprises, résolvez les conflits et exportez les identifiants conservés avec les valeurs nettoyées. Réconciliez ensuite séparément ces résultats avec chaque base source.

Peut-on regrouper toutes les propriétés d’un lead ?

Les valeurs textuelles peuvent être regroupées à l’aide d’un délimiteur. En revanche, les champs tels qu’un statut, une valeur numérique, une date ou un identifiant CRM nécessitent souvent de sélectionner une seule valeur. Regrouper systématiquement tous les conflits peut produire un fichier que le système de destination ne saura pas importer correctement.

Comment conserver plusieurs numéros de téléphone ?

Regroupez les différents numéros dans un champ texte, puis répartissez ce champ entre les colonnes attendues par votre CRM. Vérifiez le délimiteur et le nombre de colonnes nécessaires. Consultez la section sur la gestion de plusieurs valeurs ci-dessus.

Faut-il traiter tous les groupes en une seule fois ?

Non. Vous pouvez traiter les groupes déjà vérifiés et laisser les correspondances incertaines en l’état. Commencez par les rapprochements évidents, puis examinez les groupes ambigus. L’aperçu et les groupes restants vous permettent d’isoler les décisions incertaines.

Combien de temps prend la déduplication ?

La durée dépend de la taille de la liste, des paramètres de comparaison, des ressources du navigateur et du nombre de conflits à examiner. La détection et le travail humain nécessaire pour résoudre les conflits entre les leads sont deux étapes distinctes. Conservez un export d’origine avant d’appliquer les modifications ; ne vous fiez pas à une promesse de traitement en quelques secondes.

Ce workflow se connecte-t-il directement à mon CRM ?

Ce guide utilise des exports CSV ou Excel. L’import de ces fichiers dans Datablist n’établit pas de connexion en temps réel avec votre CRM. Avant d’importer les résultats nettoyés, vérifiez les exigences du système de destination concernant la mise à jour des identifiants, la suppression des doublons et la conservation des relations.