Para fusionar filas duplicadas en un archivo de Excel sin perder valores útiles, identifique las filas mediante una clave como Email, combine los campos complementarios y revise los valores que entren en conflicto antes de eliminar cualquier fila. Datablist le permite importar el archivo XLSX, previsualizar estos grupos y exportar el resultado fusionado.
El comando Quitar duplicados de Excel conserva la primera fila coincidente y elimina las demás. No copia un número de teléfono ni una nota de una fila eliminada al registro que se conserva. Conviene utilizar un proceso de fusión cuando esas otras filas contienen información que aún necesita.
Duplicates Finder de Datablist muestra las filas coincidentes antes de modificar el archivo. Puede fusionar valores complementarios, configurar reglas para resolver conflictos y dejar intactos los grupos dudosos. Los visitantes anónimos pueden realizar una comprobación Exact. Smart matching requiere una cuenta gratuita.
¿Por qué no fusionar los duplicados con Excel?
Microsoft Excel es una aplicación muy potente y cuenta con la función "Quitar duplicados". Sin embargo, esta función conserva la primera fila "coincidente" y elimina las demás filas duplicadas. Si dos filas contienen información complementaria, se pierden datos. Fusionar duplicados no debería ser complicado. Las hojas de cálculo son muy útiles, pero son herramientas genéricas y no están centradas en la manipulación de datos. Datablist está diseñado para trabajar con listas de datos estructurados y ofrece funciones de manipulación fáciles de usar.
En esta guía aprenderá a encontrar y fusionar duplicados de un archivo de Excel sin perder información.
Para ilustrar el proceso, utilizaremos un archivo de Excel con datos de contactos y cuatro campos: First Name, Last Name, Email y Job Title. Buscaremos y fusionaremos todos los contactos a partir de su dirección de email.
Haga clic aquí para descargar el archivo de Excel del tutorial.
El proceso se resume en los siguientes pasos:
- Cargar el archivo de Excel
- Encontrar duplicados en el archivo de Excel
- Fusionar automáticamente las filas duplicadas
- Fusionar manualmente los elementos en conflicto
Paso 1: Cargar el archivo de Excel
El primer paso consiste en importar su archivo de Excel a Datablist. Cree una colección y utilice el asistente Import CSV/Excel para cargar el archivo.
Crear propiedades y asociarlas a las columnas de Excel
Una colección de Datablist funciona como una hoja de cálculo, pero incorpora una estructura de datos. En Datablist, las columnas de una hoja de cálculo se denominan "Properties". Si una propiedad se define como Email, Datablist se asegurará de que solo contenga direcciones de email válidas. Lo mismo sucede con las fechas, las casillas de verificación y otros tipos de datos.
Una vez cargado el archivo de Excel, debe elegir qué columnas quiere importar y asociarlas a una propiedad existente de la colección o crear propiedades nuevas.
Datablist detecta automáticamente los tipos de datos habituales analizando las primeras filas para identificar patrones.
📌 Datablist importa la primera hoja de un libro de Excel. Compruebe los valores importados de las columnas con fórmulas antes de continuar. Si quiere trabajar únicamente con valores, guarde en Excel una copia en la que las fórmulas se hayan sustituido por sus resultados.
Fusionar dos archivos u hojas de Excel sin duplicados
Importe el primer archivo a una colección y, después, importe el segundo a esa misma colección. Asocie las columnas equivalentes a las mismas propiedades: Email Address en un archivo y Email en el otro deben vincularse a una única propiedad Email. Si trabaja con varias hojas, guarde cada hoja necesaria como un archivo independiente, colocándola en primer lugar.
A continuación, ejecute la búsqueda de duplicados en toda la colección combinada. Para los contactos, conviene comenzar con una dirección de email no vacía o un ID de contacto estable. Utilizar únicamente el nombre completo puede agrupar a personas distintas. Revise por separado las filas sin claves y conserve un campo Source si necesita saber de qué archivo procede cada registro.
Por ejemplo, un archivo podría contener el nombre y el email de un contacto, mientras que el otro incluye el mismo email y un número de teléfono. La fusión puede conservar los tres campos. Si ambos archivos contienen números de teléfono diferentes, elija una regla para resolver el conflicto o deje el grupo pendiente de revisión manual. Limitarse a añadir los archivos o eliminar las filas repetidas no resuelve esta decisión.
Paso 2: Encontrar duplicados en Excel
Ahora que ha importado los datos de su archivo de Excel, puede utilizar Duplicates Finder de Datablist para encontrar y fusionar duplicados.
Abra Clean > Merge duplicates.
Hay dos modos disponibles:
- All Properties compara las filas completas.
- Selected Properties compara únicamente los campos que identifican cada registro.
En este ejemplo, la propiedad email basta para identificar un contacto. Por tanto, puede elegir el modo Selected Properties con la propiedad email.
El análisis de duplicados no modifica sus datos. Los elementos no se verán afectados hasta que decida fusionarlos automática o manualmente.
Paso 3: Fusionar automáticamente filas duplicadas
Seleccione Merge and preserve data. Datablist completa las propiedades vacías con los datos de las filas complementarias y, cuando dos valores no vacíos entran en conflicto, le solicita que defina las reglas correspondientes.
Los registros con valores similares o complementarios se fusionan en un único elemento. Por ejemplo:
email | First Name | Last Name
james@gmail.com | James
james@gmail.com | | Bond
Se fusionarán así:
email | First Name | Last Name
james@gmail.com | James | Bond
Una segunda opción de fusión le permite consolidar las filas duplicadas combinando los valores en conflicto en un único elemento. Los distintos valores se unen mediante un delimitador.
Por ejemplo:
email | Notes | Phone
james@gmail.com | Nos conocimos en un evento | 0 493 492 334
james@gmail.com | Pendiente de contacto | 06 67 23 42 23
Al combinar Notes con semi-colon y Phone con Comma, el resultado será:
email | Notes | Phone
james@gmail.com | Nos conocimos en un evento;Pendiente de contacto | 0 493 492 334,06 67 23 42 23
Esta opción le permite consolidar una lista de miles de filas duplicadas sin perder información. Utilice esta potente función para limpiar automáticamente sus listas de contactos, leads y empresas.
Paso 4: Fusionar manualmente elementos en conflicto
Los grupos permanecen en Needs review cuando una coincidencia tiene un nivel de confianza bajo, un conflicto no dispone de una regla o la regla Record to keep no puede seleccionar una fila.
Abra Review group para editar una fila, excluirla del grupo, omitir el grupo o iniciar Merging Assistant. Antes de confirmar la fusión, seleccione el registro de destino y el valor que quiere conservar en cada propiedad.
Exportar los resultados en formato CSV o Excel
¡Enhorabuena! Sus datos ya no contienen duplicados.
Antes de exportarlos, compruebe un grupo con datos complementarios, otro con valores en conflicto y todos los grupos que hayan quedado pendientes de revisión. Confirme que el número de filas eliminadas coincide con las fusiones aceptadas y que se conservan los ID de contacto elegidos y los campos útiles.
Si los valores numéricos representan aportaciones distintas, consulte la guía para sumar valores al fusionar duplicados. No deben sumarse las capturas repetidas de un mismo total.
Haga clic en Export en la cabecera de la colección y seleccione CSV o Microsoft Excel. Abra el archivo exportado y revise los encabezados, los ID y una muestra de las filas fusionadas antes de importarlo en otra aplicación.
