Las listas de emails son el punto de partida de cualquier campaña de email y de la gestión de newsletters. Sin embargo, pueden desordenarse al combinar varias fuentes o por comportamientos poco fiables de los usuarios.
Estas son las ventajas de limpiar su lista de emails:
- Mejorar la entregabilidad - Todos los proveedores de email utilizan su reputación como remitente para decidir dónde entregar sus mensajes. Para evitar que se marquen como SPAM y conseguir que lleguen a sus destinatarios, el primer paso es no enviar emails a direcciones inexistentes. Recuperarse de una mala reputación como remitente es difícil, por lo que merece la pena dedicar algo de tiempo desde el principio a eliminar las direcciones inaccesibles.
- Ahorrar dinero - Por lo general, se paga por cada email enviado. Depurar su lista para eliminar duplicados y direcciones no válidas le permitirá reducir costes. Después, conviene eliminar todas las direcciones temporales que nunca se leerán para conservar únicamente emails reales.
- Detectar y corregir errores tipográficos - Tras el proceso de limpieza, las direcciones incorrectas quedarán señaladas. Así podrá localizar y corregir manualmente errores sencillos en nombres o dominios.
La limpieza de listas de emails es una tarea esencial para cualquier negocio digital y debe realizarse con regularidad. Datablist es una herramienta de datos perfecta para llevar a cabo este proceso. Con esta guía paso a paso aprenderá:
- Cómo eliminar emails duplicados
- Cómo verificar la sintaxis de una dirección de email
- Cómo comprobar si un email procede de un proveedor temporal
- Cómo saber si un email es corporativo
- Cómo confirmar que el dominio de un email existe
- Cómo identificar el proveedor de email
- Cómo eliminar alias de email duplicados
Puede usar Datablist sin registrarse para ver y editar archivos CSV. Sin embargo, el servicio de verificación de emails que utilizaremos más adelante requiere una cuenta.
¿Cómo se compara con los servicios de limpieza de emails de pago?
Si busca servicios de verificación de emails en Google, encontrará cientos —quizá miles— de opciones. Casi todas cobran por cada dirección verificada. Datablist incluye un servicio gratuito de verificación de emails. Es una solución práctica y suficiente para verificaciones sencillas. Sin embargo, si necesita un análisis más profundo o debe verificar cientos de miles de emails, le recomendamos utilizar un servicio de limpieza de pago.
Paso 1: Importar direcciones de email
Crear una colección
El primer paso para limpiar su lista de emails consiste en crear una colección en Datablist a la que añadirá todas sus direcciones.
En Datablist, haga clic en + para crear una colección. Asígnele un nombre —y un icono 😍—.
Importar sus listas de emails
Ahora que ya tiene una colección, es el momento de importar sus listas de emails, tanto si solo dispone de una como si quiere combinar varias.
Datablist ofrece dos opciones para importar datos:
- Mediante archivos CSV
- Copiando y pegando desde una hoja de cálculo
Opción 1: Importar archivos CSV
El formato CSV es un estándar sencillo para transferir datos tabulares entre aplicaciones. Todas las herramientas de newsletters y soluciones de marketing digital permiten exportar contactos como archivos CSV. Los archivos CSV son un formato totalmente compatible con Datablist.
Consulte también nuestras guías Cómo unir archivos CSV mediante un identificador único y Cómo eliminar duplicados de un CSV.
En este ejemplo utilizaremos un archivo CSV de demostración con tres columnas: First Name, Last Name y Email. Descargue aquí el archivo de demostración.
Para importar su archivo CSV, haga clic en el botón "Import CSV" y seleccione el archivo.
Datablist puede leer archivos CSV y archivos de Excel. La herramienta analizará las primeras filas para detectar la codificación utilizada. Si aparecen caracteres extraños en los encabezados detectados o durante la importación, cree otra colección e intente importar el CSV con una codificación diferente.
Datablist leerá las columnas y mostrará una página para asignarlas. Si sus direcciones son válidas, el tipo de dato será Email. De este modo, Datablist podrá aplicar validaciones cuando edite los datos más adelante.
Este vídeo muestra el proceso completo:
Opción 2: Importar copiando y pegando
Datablist permite copiar y pegar datos desde cualquier hoja de cálculo. Seleccione las celdas, abra su colección de Datablist y utilice Edit -> Paste en el navegador o el atajo de teclado Ctrl + v.
Al pegar los datos, Datablist mostrará las columnas y filas que ha detectado. Para importar una columna, asígnela a una propiedad existente o cree una nueva.
Advertencia: Solo se importarán las columnas que haya asignado.
Importar otras listas de contactos si es necesario
Si está creando una colección de emails a partir de varias fuentes, importe todas las listas en la misma colección.
Al importar otro archivo, aparecerá un paso de asignación. En él podrá relacionar las propiedades de la colección con las columnas del CSV. Gracias a esta asignación, los nuevos datos se añadirán a las propiedades existentes.
Paso 2: Buscar y fusionar duplicados
Las listas de emails acumulan duplicados al combinar exportaciones del CRM, formularios, inscripciones a eventos y contactos de newsletters. Las filas repetidas suelen contener información diferente, por lo que eliminar todas las copias adicionales podría hacerle perder un número de teléfono, una fuente o una nota que todavía necesita.
Antes de validar las direcciones, elimine los emails duplicados con Smart email matching. Este flujo detecta tanto coincidencias exactas como alias, variaciones de Gmail con puntos, direcciones de gmail.com y googlemail.com, nombres visibles alrededor de la dirección y valores con mailto:.
En resumen:
- Abra Clean > Merge duplicates.
- Elija Selected Properties y seleccione la propiedad que contiene el email.
- Configure la coincidencia Smart con el procesador Email.
- Revise los grupos propuestos y los buzones compartidos.
- Fusione las filas de contactos que contengan datos complementarios o elimine la fila adicional si no aporta información útil.
La comprobación de duplicados es de solo lectura hasta que procese los grupos revisados. La guía para eliminar emails duplicados incluye capturas actualizadas, un archivo de prueba descargable con 1000 filas, resultados medidos y una lista de comprobación para validar el proceso.
Paso 3: Limpiar gratis una lista de emails
Ahora que su colección de Datablist contiene todas las direcciones y no tiene duplicados, es el momento de limpiarla.
Notas
Debe registrarse para utilizar el servicio de verificación de emails. Regístrese gratis. Si ya tiene una colección anónima, impórtela en su workspace.
¿Qué comprueba el servicio?
Datablist incorpora un servicio gratuito de verificación de emails. Este servicio realiza cinco análisis:
- Análisis de la sintaxis del email
- Comprobación de los registros MX del dominio
- Detección de proveedores de email temporal
- Identificación del proveedor de email
- Comprobación de si la dirección es un email corporativo o pertenece a un proveedor genérico como Gmail o Yahoo
Analizar la sintaxis del email
La primera comprobación confirma que el email cumple el estándar IETF y realiza un análisis sintáctico completo.
Este análisis marca las direcciones sin arroba (@), con dominios no válidos y otros errores similares.
Comprobar los registros MX del dominio
La segunda comprobación determina si el dominio puede recibir emails. Una dirección válida debe contar con un nombre de dominio asociado y registros MX configurados. Estos registros indican qué servidor de correo acepta los mensajes destinados al dominio. Si no existen registros MX, la dirección no es válida.
El servicio consulta los registros DNS del dominio de cada dirección y busca sus registros MX. Si el dominio no existe, el email se marcará como no válido. Lo mismo ocurrirá si el dominio existe, pero no dispone de un registro MX válido.
Comprobar proveedores de email temporal
La tercera comprobación detecta emails temporales. El servicio busca dominios pertenecientes a proveedores de Disposable Email Address (DEA), como Mailinator, Temp-Mail o YopMail.
La base de datos actual contiene unos 3000 dominios de proveedores de email temporal y se actualiza periódicamente mediante esta lista de dominios temporales.
Identificar el proveedor de email
Al ejecutar el enrichment Free Email Validator, uno de los resultados principales es "MX Provider". Este campo indica qué servicio gestiona el correo de un dominio concreto a partir de sus registros MX.
El proveedor puede ser Google, Microsoft, Amazon, entre otros.
Consulte la documentación del enrichment para obtener más información: Free Email Validator.
Comprobar si la dirección es un email corporativo
Otra información que ofrece el enrichment "Email Address Validation" de Datablist es si las direcciones son emails corporativos o genéricos.
Un email corporativo utiliza el dominio de una empresa, como elon@tesla.com. Al segmentar sus contactos para crear listas de leads, identificar los emails corporativos le ayudará a mejorar el lead scoring.
Datablist mantiene una lista de proveedores de email genérico y compara con ella el dominio de cada dirección. Una dirección se etiqueta como "Business Email" cuando su dominio no figura en esa lista.
Limpiar su colección
Limpiar una lista de emails con Datablist es sencillo. Haga clic en el menú "Enrich" y seleccione el enrichment "Email Address Validation".
Después de seleccionar "Email Address Validation", se abrirá un panel lateral a la derecha para configurar el enrichment.
La configuración consta de dos pasos:
- Configurar
SettingseInput Properties - Configurar
Output Propertiespara definir dónde se guardarán los resultados del enrichment
Settings e Input Properties
Settings
Seleccione "Check for MX-records in email domain" en Settings para analizar los registros MX.
Input Properties
Seleccione la propiedad de su colección que contiene la dirección de email. En este ejemplo, se asignará la propiedad "Email" de la colección.
👉 Haga clic en "Continue to outputs configuration" para pasar al segundo paso.
Output Properties y Run Settings
El enrichment "Email Address Validation" devuelve estos valores:
- Valid Email - Una casilla (
trueofalse) que indica si la dirección es válida. - Error status - Un texto que explica por qué la dirección no es válida cuando "Valid Email" es
false. - Business Email - Una casilla que indica si la dirección es corporativa o pertenece a un proveedor genérico.
- Domain - Devuelve la parte de la dirección situada después de la @. Por ejemplo: gmail.com.
- MX Provider - Devuelve el proveedor de email. Por ejemplo: Google, Microsoft u OVH.
- Processed - Una casilla que indica si un elemento ya se ha procesado. Resulta útil para filtrar su lista y no ejecutar dos veces el enrichment sobre las mismas direcciones.
⚠️ Debe configurar las propiedades de salida para crear nuevas propiedades en su colección o asignarlas a propiedades existentes.
Si es la primera vez que ejecuta el enrichment, haga clic en el botón + de cada propiedad de salida para añadir a la colección las propiedades que almacenarán los resultados.
Las propiedades que se crearán aparecerán a la derecha de sus columnas.
Una vez asignadas las propiedades que almacenarán los resultados, haga clic en "Run on first 10 items". Antes de ejecutar el enrichment en todos los elementos, Datablist procesará los diez primeros. Así podrá detectar con mayor facilidad errores o problemas de configuración en esos resultados iniciales.
Si los resultados son correctos, haga clic en "Run the enrichment on all items" para continuar el proceso.
Este vídeo muestra el proceso. Corresponde a una versión anterior de Datablist; ahora puede acceder al enrichment de verificación de emails desde el botón "Enrich":
Cuando el servicio termine, analice todos los emails no válidos para detectar errores tipográficos fáciles de corregir.
Eliminar alias de email duplicados antes de validar
Los alias con el signo más pueden dirigir al mismo buzón aunque sigan siendo direcciones válidas. La validación por sí sola no permite identificarlos como contactos repetidos.
Utilice el flujo de deduplicación específico para emails en lugar de modificar los valores almacenados con una expresión regular. Smart matching puede comparar los alias sin alterar las direcciones originales y le permite revisar las filas completas de cada contacto antes de fusionarlas.
Revise manualmente los buzones asociados a funciones, como sales@company.com. Una misma dirección compartida puede pertenecer legítimamente a varios contactos.
Paso 4: Eliminar emails dados de baja
Este último paso es opcional. Es posible que tenga una lista independiente con todos los emails dados de baja que quiere retirar de su lista principal. Si esa lista contiene una columna específica como esta:
email | Unsubscribed
xxx@xxx.com | yes
xxx@xxx.com | yes
xxx@xxx.com | yes
Puede realizar una operación de unión y añadir la información de Unsubscribed a su lista de contactos.
Para ello, importe el segundo archivo CSV y realice una operación de unión en la misma colección.
La propiedad común es Email. Deberá realizar una "join operation" utilizando esta propiedad.
Durante la importación del CSV con las direcciones dadas de baja, cree una propiedad nueva para guardar la columna "Unsubscribed" —haga clic en "+" durante la asignación—.
Asigne la columna "Email" a la propiedad "Email" si aún no lo ha hecho. Después, active "Join on property" en esa propiedad.
En el siguiente paso deberá configurar cómo realizará Datablist la operación de unión con el archivo CSV.
- Import all rows and match when possible - Si una dirección del archivo Unsubscribed no existe en la colección, se creará un elemento nuevo.
- Import only matching rows - Esta es la opción recomendada en este caso. Si una dirección del archivo Unsubscribed no existe en la colección, se omitirá durante la importación.
"Merging Mode" define cómo se combinan los datos que entran en conflicto. Resulta útil cuando actualiza una colección que ya contiene una propiedad "Unsubscribed".
Tras la importación, aparecerá la nueva propiedad "Unsubscribed". Puede filtrar por esta propiedad y eliminar los contactos correspondientes.
Paso extra: Fusionar duplicados al importar
Para evitar y fusionar duplicados automáticamente durante la importación, active la opción "do not allow duplicate values" en la propiedad Email. Con esta opción, Datablist deduplicará y fusionará automáticamente sus contactos al importar los datos.
Durante el asistente de importación aparecerá una opción para configurar cómo debe gestionar Datablist los duplicados.
La opción de fusión es importante cuando su lista contiene información de contacto además de la dirección de email.
- Con
Soft Merge, si ya existe un contacto con el mismo email, no se actualizarán sus propiedades con los datos posteriores. Se conservarán los datos del contacto que ya está en la colección o del primer contacto encontrado en el CSV. Esta es la configuración predeterminada. - Con
Hard Merge, si aparecen nuevos datos para el mismo email, se actualizarán las propiedades.
Si tiene algún comentario sobre esta guía o alguna pregunta, puede contactarnos.