لإزالة السجلات المكررة عبر عدة ملفات Excel أو CSV، احتفظ بكل ملف في مجموعة منفصلة داخل Datablist، واربط الخصائص التي تحدد السجل نفسه، ثم قارن بين المجموعات. بعد ذلك، يمكنك حذف الصفوف المتطابقة من قائمة واردة مع إبقاء القائمة المرجعية دون تغيير.
يفيدك سير العمل هذا عندما يكون لديك ملف مُصدَّر من CRM وملف جديد للعملاء المحتملين. فهو يجيب عن سؤال محدد: أي العملاء المحتملين موجودون بالفعل في CRM؟
الإجراء التلقائي هنا هو استبعاد السجلات، وليس دمجها. فهو يحذف السجلات المتطابقة من المجموعة التي تحددها، ولا ينسخ القيم الفريدة منها إلى مجموعة أخرى.
يوثّق هذا الدليل اختبارًا فعليًا باستخدام ملفي CSV، يحتوي كل منهما على 250 صفًا:
| المجموعة | الدور | عدد الصفوف قبل التنظيف | خاصية المطابقة |
|---|---|---|---|
CRM Export | القائمة المرجعية المطلوب الاحتفاظ بها | 250 | Email |
Event Registrations | القائمة الواردة المطلوب تنظيفها | 250 | Attendee Email |
تتضمن الملفات 100 حالة تداخل أُعدّت مسبقًا بين القائمتين. وبعد حذف هذه التطابقات من Event Registrations، يتبقى 150 جهة اتصال جديدة فعليًا من الحدث.
يعتمد هذا المثال على المطابقة بالبريد الإلكتروني. أما القوائم التي تحتوي على عناوين بريد مفقودة أو عدة معرّفات لجهات الاتصال، فراجع دليل إزالة تكرار العملاء المحتملين قبل تحديد التطابقات الآمنة للاستبعاد.
تنزيل ملفي المثال
استخدم هذين الملفين لإعادة إجراء الاختبار:
تختلف رؤوس الأعمدة عمدًا. يستخدم ملف CRM الأعمدة Email وFirst Name وLast Name، بينما يستخدم ملف الحدث Attendee Email وAttendee First Name وAttendee Last Name. يتيح ربط الخصائص بين المجموعات لكل ملف الاحتفاظ ببنيته الأصلية.
تتضمن بيانات الاختبار اختلافات في تنسيق عناوين البريد الإلكتروني وأسماء alias. لذلك، تكون مطابقة Smart باستخدام معالج Email أكثر فائدة من المقارنة الحرفية المباشرة.
استيراد كل ملف إلى مجموعة
افتح Datablist واستورد كل ملف CSV أو Excel إلى مجموعة مستقلة. سمِّ المجموعات وفقًا لأدوارها حتى يسهل التحقق من قاعدة التنظيف.
المجموعة الأولى في هذا الاختبار هي قائمة CRM المرجعية. تحتوي على 250 سجلًا ويجب أن تظل دون تغيير.
المجموعة الثانية هي قائمة الحدث الواردة، وتبدأ هي الأخرى بـ250 سجلًا.
تحقق من أنواع الخصائص أثناء الاستيراد. اضبط كلا عمودي البريد الإلكتروني على النوع Email. واحتفظ بالمعرّفات الخارجية والأسماء وأرقام الهواتف والحقول الأخرى، لأنها تساعدك على مراجعة التطابقات المشكوك فيها.
ربط خصائص تحديد السجلات
افتح مجموعة Event Registrations الواردة. اختر Clean > Match across collections.
فعّل Check duplicate items across several collections? ثم أضف CRM Export.
حدد Attendee Email في مجموعة الحدث، واربطه بـEmail في مجموعة CRM.
قوة المعرّف أهم من اسم العمود. ومن الخيارات المناسبة:
- عنوان البريد الإلكتروني لجهات الاتصال.
- رقم الهاتف عندما يستخدم الملفان رموز دول متوافقة.
- رابط LinkedIn لقوائم العملاء المحتملين.
- نطاق الموقع الإلكتروني للشركات.
- SKU أو أي معرّف ثابت آخر للمنتجات.
تجنب المطابقة بالاسم الأول وحده، إذ كثيرًا ما يشترك أشخاص مختلفون في الاسم نفسه.
إذا حددت عدة خصائص، فسيقيّم Datablist نتيجتها المجمّعة. أجرِ عمليات تحقق منفصلة عندما تريد تمريرًا مستقلًا للبريد الإلكتروني وآخر للهاتف. عند تفعيل Match on empty value، تحصل الخصائص الفارغة في كلا السجلين على نتيجة 100%، ما قد يرفع متوسط المطابقة. افحص المعرّفات المعبأة وراجع مثال احتساب القيم الفارغة قبل استبعاد أي مجموعة.
ضبط إعدادات المقارنة
استخدم Exact للمعرّفات الثابتة التي يجب أن تكون متطابقة تمامًا. ولعناوين البريد الإلكتروني، اختر Smart مع معالج Email.
يوحّد معالج Email صيغ البريد الإلكتروني المدعومة لأغراض المقارنة، من دون إعادة كتابة الخلايا الأصلية. راجع الدليل المخصص حول إزالة تكرار عناوين البريد الإلكتروني وأسماء alias لمعرفة السلوك والقيود الخاصة بالبريد الإلكتروني.
انقر على Run duplicates check بعد مراجعة مصدري البيانات وعدد العناصر في كل منهما والخصائص المرتبطة وإعدادات المقارنة.
مراجعة التطابقات بين القوائم
فحص هذا الاختبار 500 سجل، وأعاد 100 مجموعة مكررة مشتركة بين المجموعات.
لا يعرض وضع المطابقة بين المجموعات إلا المجموعات التي تحتوي على سجلات من أكثر من مجموعة واحدة. ويتجاهل التكرارات الموجودة داخل CRM Export وحده أو Event Registrations وحده.
راجع المجموعات قبل حذف أي شيء:
- تأكد من أن المعرّف المرتبط يشير إلى الشخص أو الشركة نفسها.
- تحقق مما إذا كان الصف الوارد يحتوي على بيانات فريدة.
- تأكد من المجموعة التي تمثل القائمة المرجعية.
- نزّل المجموعات إذا كان الاستبعاد يتطلب موافقة شخص آخر.
- استخدم Manual Merging Assistant لأي مجموعة تحتاج إلى دمج بياناتها بدلًا من حذفها.
إذا كنت تحتاج أيضًا إلى تنظيف التكرارات داخل أي من الملفين، فنفّذ سير عمل Duplicates Finder لمجموعة واحدة على تلك المجموعة بصورة منفصلة.
حذف السجلات المتداخلة من القائمة الواردة
اختر Remove duplicate items from collection {X}، ثم حدد Event Registrations باعتبارها المجموعة المطلوب تنظيفها.
يعرض Datablist أثر الإجراء قبل تنفيذه:
- ستُحذف السجلات المتطابقة من
Event Registrations. - لن تتغير مجموعة
CRM Export. - ستبقى سجلات الحدث التي لا تطابق أي سجل في CRM.
- ستُفقد القيم الفريدة الموجودة فقط في أي سجل حدث محذوف.
⚠️ هذا الإجراء لا يدمج البيانات في CRM
إذا كان سجل الحدث يحتوي على رقم هاتف أو مصدر أو حقل موافقة أو ملاحظة مفيدة وغير موجودة في CRM، فلن ينسخها الاستبعاد التلقائي. راجع المجموعات أو صدّرها أولًا، أو استخدم Manual Merging Assistant للمجموعات المعنية.
عند العمل مع ثلاث مجموعات أو أكثر، يوفّر Datablist أيضًا قاعدة تُبقي السجلات المكررة في مجموعة واحدة محددة فقط. راجع الملخص بعناية قبل التنفيذ، لأن الإجراء قد يحذف سجلات من عدة مصادر.
انقر على Process duplicate items عندما تتوافق المجموعة المحددة والملخص مع الإجراء الذي تريد تنفيذه.
عالج Datablist جميع مجموعات التكرار المشتركة بين المجموعات، وعددها 100، في هذا الاختبار. بعد ذلك، أبلغت شاشة النتائج بعدم وجود أي مجموعات متبقية.
التحقق من القائمة بعد التنظيف
ارجع إلى Event Registrations. تحتوي المجموعة الآن على 150 عنصرًا.
تكون مطابقة عدد الصفوف كما يلي:
250 صفًا واردًا - 100 جهة اتصال متطابقة في CRM = 150 صفًا جديدًا فعليًا
قبل التصدير، تحقق مما يلي:
- لا تزال مجموعة
CRM Exportتحتوي على 250 عنصرًا. - تحتوي مجموعة
Event Registrationsعلى 150 عنصرًا. - لم تعد بعض عناوين البريد المعروفة في CRM تظهر في قائمة الحدث.
- لا تزال جهات اتصال الحدث غير المتطابقة موجودة.
- يظهر الإجراء المنفذ في History إذا احتجت إلى التراجع عنه.
صدّر مجموعة الحدث المنظفة إلى CSV أو Excel. أصبحت الآن جاهزة لسير عمل يستهدف Leads جديدة فعليًا، من دون إعادة استيراد جهات الاتصال المخزنة مسبقًا في CRM.
قيود إزالة التكرار بين المجموعات
للمطابقة بين المجموعات غرض أضيق من دمج الملفات:
- تحذف المعالجة التلقائية السجلات، ولا توحّد الحقول بين المجموعات.
- تُتجاهل التكرارات الداخلية الموجودة في مجموعة واحدة.
- يجب ربط كل خاصية مستخدمة في المقارنة عبر المجموعات المحددة.
- تعتمد مطابقة الخصائص المحددة على النتائج المجمّعة وإعدادات القيم الفارغة.
- قد تعرض المطابقة Smart أو fuzzy أو phonetic نتائج مرشحة تحتاج إلى مراجعة بشرية.
- تتطلب المطابقة بين المجموعات خطة مدفوعة.
استخدم سير العمل هذا لقوائم الاستبعاد، أو فحص عمليات الاستيراد إلى CRM، أو تنظيف Leads الفعاليات، أو استبعاد شرائح من جمهور الحملات، أو أي عملية يجب أن تبقى فيها إحدى القوائم مصدر الحقيقة المعتمد.
إذا أردت جمع الملفات في جدول واحد قبل إزالة التكرارات، فاتبع دليل دمج جداول البيانات. وإذا أردت الاحتفاظ بالقيم المتكاملة داخل مجموعة واحدة، فاستخدم سير عمل القائمة الواحدة من أجل دمج Leads المكررة دون فقدان البيانات.