Excel/CSV 批量运行 ChatGPT：免费工具教程

用 ChatGPT 清洗和编辑 Excel 或 CSV 文件，可以帮你省下好几周的手动时间。借助 Datablist，你可以在表格文件的每一行运行 ChatGPT，不需要昂贵订阅，也不用一行行复制粘贴。

很多人都很难把 ChatGPT 真正用于 Excel 文件。你可以把文件上传到 ChatGPT，但 ChatGPT App 不能针对每一行执行同一个 prompt。它只能让你查询数据。

所以，如果你想在 Excel 或 CSV 文件上运行 ChatGPT，通常只能用 Google Sheets 插件或 Excel add-ons，但这些工具大多需要月费订阅、高额用量费用，或者两者都有。

但使用 Datablist 加 OpenAI API，你可以免费运行 ChatGPT prompt，而且可以批量处理。你只需要在 OpenAI 平台按实际用量付费。

在这篇文章中，我会从头到尾演示完整流程。

如何设置 OpenAI API 按量付费
如何在 Excel/CSV 文件中批量运行 ChatGPT
处理大型 Excel 文件时的 ChatGPT 限制

本指南中的方法同时适用于 CSV 和 Excel 文件。如果你想在 spreadsheet 上批量运行 ChatGPT，这会是一个很实用的流程。

如何设置 OpenAI API 按量付费

什么是 OpenAI API？

OpenAI API（Application Programming Interface）是一组工具和协议，让公司可以把 ChatGPT 的能力直接集成到自己的应用中。

API 采用按量付费模式，并且给你更高的控制权。你可以决定模型如何处理数据，适合自动化、大规模任务，而且在稳定性和准确性上通常比 ChatGPT 应用更适合批量处理。

要使用 OpenAI API，你需要一个 API key。你可以把它理解成一把专属密码，让你的应用能够安全地调用 OpenAI 服务。注册后，你可以在 OpenAI 账号后台生成这个 key。

第 1 步：注册 OpenAI 账号并充值

打开 OpenAI Sign-Up Page 并创建账号。

进入 settings。

你会进入 general settings 页面，然后需要切换到 billing settings。

点击 “Add to credit balance”。

向你的 credit balance 充值 5 美元。

Adding $5 to the credit balance on the OpenAI account

第 2 步：创建 OpenAI API key

现在进入 API keys 区域，获取你的 OpenAI api key。

点击 create a new secret key。

保持 Settings 简单即可：default project、all permissions、基础名称，然后点击 generate。

复制你的 secret key。

请始终把 API key 保存在安全的位置，或使用 password manager。如果丢失，你将无法再次查看它。

为什么不直接用 ChatGPT App 打开 Excel 文件？

你可能会想：为什么不能直接把 Excel 文件上传到 ChatGPT？

答案是：你确实可以把 Excel 文件上传到 ChatGPT，但这只适合小文件，因为 ChatGPT interface 并不是为大型文件上传设计的。

即使你上传成功，也主要是在查询数据。比如做分析、找特定行、计算平均值。

但由于文件无法完整放进 ChatGPT 的 context window，你不能稳定地把某个 prompt 的结果作为新列写回文件。最多只能处理很少的几行。

所以我建议使用 ChatGPT API，并搭配像 Datablist 这样的免费工具来处理大型 CSV 和 Excel 文件。

如何在 Excel/CSV 文件中批量运行 ChatGPT

第 1 步：注册并导入数据

打开 Datablist 并注册账号，免费使用。

上传你的 CSV，就可以在 CSV 文件上运行 ChatGPT。

第 2 步：在 Excel 数据行上使用 ChatGPT

点击 “Enrich” 按钮。

My file containing scraped recruiting data

选择 “Ask/ChatGPT” 或 “Classification with ChatGPT/OpenAI” enrichment。如果你不确定该选哪个，就用 “Ask OpenAI/ChatGPT”。

如果你想用 ChatGPT 编辑或提取 Excel items，选择 “Ask ChatGPT/Open”。
如果你想用 ChatGPT 把 Excel items 分类到有限数量的选项中，选择 “Classification with ChatGPT/OpenAI”。

这篇指南里，我会使用 “Ask ChatGPT/OpenAI”。

选择最适合你的选项后，粘贴你的 OpenAI API key。

要用 ChatGPT 编辑和提取 Excel 文件中的 items，你需要输入一个 prompt，或选择我们的 templates。

我会让它告诉我公司专注的业务方向，以及他们理想候选人需要具备哪些 skills 和 traits。
我通常用 system prompt 来定义 AI 的角色和行为准则（可选），再用普通 prompt 描述我希望它完成的具体任务。

为什么要把它们分开？原因如下：

Regular Prompt：包含本次交互的具体问题或任务，比如 “Use {{Column}}”。
System Prompt：作为持续生效的指令，决定 AI 如何处理所有回复。例如告诉它：“You’re a data analyst specialized in recruiting and marketing data with an experience of 20 years.”

使用双大括号 “{{ }}” 或斜杠 “/” 来引用 collection 中的列。

Option to reference a column in your request

使用 System Prompt 告诉 ChatGPT 不要返回解释或评论，可以加上类似这样的指令：Return the result. No instruction, no comment.

把 System Prompt 和 Regular Prompt 分开，可以让 AI 的行为更稳定，同时保留每次具体请求的灵活性。你可以把它理解成一层约束，让 AI 始终按同一种方式工作。

第 3 步：配置运行设置

接下来，你会看到 advanced settings，可以限制 token output，也可以选择要在 Excel 文件上运行的 ChatGPT model。下面是这些设置的简要说明：

如果文件非常大，并且你想控制每一行的 credits 消耗，使用第一个选项。这样在对数千条 Excel items 运行 ChatGPT 时，你可以预估大致成本。
根据你要用 ChatGPT 处理的数据复杂度和数据量选择模型。例如，如果你要在结构复杂的大型 Excel 文件上运行 ChatGPT，可以使用 GPT-4o；其他大多数任务选择 GPT-4o mini 即可，因为它几乎适用于所有常见场景，而且价格更低、稳定性也不错。

Token configuration and model selection inside datablist
勾选高亮框来定义 output format。这个设置是可选的。如果你希望输出遵循特定结构，可以启用它。
点击 “Continue to output configuration”，配置 output fields，也就是结果要写入的列。

Option to define outputs format

创建一个新 property，或把响应链接到已有 property，然后点击 “Instant Run” 配置 run settings。

通过 run settings，你可以选择是在 1,000 条 Excel items 上运行 ChatGPT，还是只测试 10 条。可用选项如下：

先在前 10 条 items 上测试。
使用 Async 运行，这在处理大型 Excel 文件时很关键。

The run settings of the ChatGPT enrichment in Datablist

在前 10 条 items 上运行 ChatGPT。
在前 100 条 items 上运行 ChatGPT。
在前 {{Custom amount}} 条 items 上运行 ChatGPT。

检查返回结果。

The perfect answer I’ve gotten from ChatGPT when I ran it on my Excel file

处理大型 Excel 文件时的 ChatGPT 限制

当你计划在大型 Excel 文件上运行 ChatGPT 时，需要了解 OpenAI API 的 rate limits 和 usage tiers。

你需要知道这些限制：

每分钟/每天请求数： 使用 GPT-4o mini 时，在 usage tier 1 下，你每分钟最多可以发起 500 个请求，每天最多 10,000 个请求。这意味着你可以每分钟处理 500 行 Excel 数据，连续处理 20 分钟。
每分钟 tokens： 限制为每分钟 300,000 tokens。作为参考，这大约相当于 225,000 个英文单词的文本处理能力。

这些限制对大多数使用场景都绰绰有余。比如你要对一个包含 2,000 行 customer feedback 的 Excel 文件做分类，大约 4 分钟就能处理完整个文件。

如果你需要处理更大的数据量，可以把请求分散到更长时间内运行，或通过向 credit balance 充值 50 美元升级到 usage tier 2。但这只适用于创建时间超过 7 天的账号。

如果你不想等 7 天，也可以使用 Datablist 的账号，通过 Datablist credits 来处理请求。

总结

在 Excel 文件上运行 ChatGPT 很简单，也不需要技术背景。 你只需要创建一个 OpenAI API key，并向 credit balance 充值 5 美元，就可以在数千条 Excel items 上运行 ChatGPT，而且不需要月费订阅。

重点回顾

ChatGPT 的 web interface 可以处理 Excel 文件上传。
本文介绍的流程同时适用于 CSV 和 Excel 文件。
通过 Datablist CSV editor 使用 OpenAI API，可以更准确地处理大型文件。
OpenAI API 的 pay-as-you-go 计费方式，比基于订阅的 Excel 和 Google-Sheet 插件更划算。
只要让 ChatGPT 逐行处理，AI 也可以高准确率读取和编辑大型 Excel 文件。

常见问题

如何将 ChatGPT 用于 Excel 文件？

你可以通过 OpenAI API 和 Datablist 这样的工具，将 ChatGPT 用于 Excel 文件。相比直接使用 ChatGPT web interface，这种方式更适合处理大型数据集。

我最多可以处理多少行？

你可以处理几十万行数据。不过需要注意 rate limits。建议先处理一小部分数据，用来迭代和优化 prompt，然后再运行完整数据集。

用 ChatGPT 处理 Excel 需要会写代码吗？

不需要。像 Datablist 这样的工具提供了易用界面，你无需编程，就能把 ChatGPT 连接到 Excel 文件。

使用 ChatGPT 处理 Excel 文件要花多少钱？

在 OpenAI API 账号中充值 5 美元，通常足够处理数千行 Excel 数据。具体费用取决于你的使用量和选择的 GPT model。

ChatGPT 能分析 Excel 里的客户反馈吗？

可以。ChatGPT 能有效分析 Excel 中的 customer feedback，帮助你分类回复、提取情绪倾向，并识别数据中的常见主题。

用 ChatGPT 网站和 API 处理 Excel 有什么区别？

API 是按使用量计费；而直接上传文件到 ChatGPT 网站时，文件处理能力有限，并且通常依赖固定订阅，例如 GPT Plus。