Cold Emailing ist eine der effektivsten Methoden, um schnell und planbar Leads zu generieren und neue Kunden zu gewinnen – trotzdem sind die meisten Inhalte dazu extrem generisch und bringen Dich kaum weiter.

Ich weiß das aus eigener Erfahrung: Bevor ich zu Datablist gekommen bin, habe ich eine Lead-Gen-Agentur betrieben, die sich auf Cold Emails spezialisiert hat. Als ich angefangen habe, habe ich kaum wirklich gute Ressourcen gefunden – also blieb mir nur Trial & Error.

Genau deshalb schreibe ich diesen Artikel: Ich teile performante, personalisierte Cold Email Templates – jeweils inklusive Cold Email Beispiel – plus ein paar sehr konkrete Tipps.

Was Du aus diesem Guide mitnimmst

  • Die besten Cold Email Templates.
  • Cold Email Beispiele für unterschiedliche Use Cases.
  • Die psychologische Logik dahinter, warum diese Templates funktionieren.
  • Die wichtigste Regel beim Cold Emailing.

Bevor wir starten

Ich sag’s direkt: Ich könnte Dir 100+ Cold Email Tipps geben – aber sie helfen Dir erst dann wirklich bei der Lead-Generierung, wenn Du den wichtigsten Tipp umsetzt: Halte Dich immer an die 80/20-Regel.

Heißt konkret: Stecke 80% Deiner Energie in richtig gute Prospect- und Customer-Daten – und 20% in alles andere.

Die komplette Aufschlüsselung kommt am Ende des Artikels. Für jetzt starten wir mit dem ersten Cold Email Template.

Cold Email Template 1 – Hiring Signals für Recruiter

Template 1 – Hiring Signals For Recruiter
Hi {{First_name}}, {{Source}} says that you're looking for {{Insert soft and professional skills paired with the job title}}, so I thought I'd shoot you a message since we recently helped {{Case study client from company name}} hire someone just like that.

{{Soft CTA}}

Beispiel 1 – Hiring Signals für Recruiter

Hi Jack, Glassdoor says that you're hiring an empathic videographer with exceptional storytelling skills, so I thought I'd shoot you a message since we recently helped Jenny from Mairdi hire someone just like that.

Would you be open to chat about it?

Warum es funktioniert

  • Es fühlt sich nicht automatisiert an.
  • Die Quelle wird genannt.
  • Extrem relevant.
  • Nutzt einen Soft CTA.
  • Ist ungewöhnlich (und dadurch auffällig).
  • Ist kurz.

Dieses Cold Email Template ist ideal für Recruiter, Staffing-Firmen und Zeitarbeits-/Temp-Workforce-Anbieter.

Cold Email Template 2 – Poke The Bear

Template 2 – Poke The Bear
I was on your website and noticed you specialize in {{speciality for target customer}}.

With many {{job title}} still relying on {{current solution 1}} or {{current solution 2}} for their {{task}}, I wanted to ask: {{poke the bear question}}

{{Our solution}} recently helped {{similar_customer}} {{achievement}} through {{system or method}} resulting/leading in {{benefit 1}} and {{benefit 2}}.

Beispiel 2 – Poke The Bear

Hi Sam,

I was on your website noticed you specialize in the disposal of hazardous materials for medical research facilities.

With many fleet managers still relying on Hamzat Box or McNeilus trucks for their daily routes, I wanted to ask: How do you measure whether your current trucks are delivering the highest ROI per route?

Our new trucks recently helped Suez Group reduce their time per stop by 25% through an AI-powered routing system, resulting in faster completion times and lower fuel consumption.

Can I send you more information about the new trucks?

Warum es funktioniert

  • Hinterfragt die aktuelle Lösung.
  • Referenziert einen ähnlichen Kunden (Social Proof).
  • Ist personalisiert.
  • Nutzt einen Soft CTA.
  • Ist kurz.

Cold Email Template 3 – Die zwei Gründe

Template 3 – The Two Reasons
Hi {{first_name}},

{{Problem statement}} {{Source if possible}}.

Usually, {{reason1}} or {{reason2}}.

Does this sound familiar?

I saw on {{source of data, your target audience is X}} if we can help you {{outcome}}, would you be open to chat?

Beispiel 3 – Die zwei Gründe

Hi Sam,

65% of sales leaders reported not being on target for Q1. (Statista)

Usually, they are not getting responses on their outbound activities, while others aren't getting enough contact data of qualified prospects.

Does this sound familiar?

I saw on your website, your work mostly with operation leaders if we can help you find and connect with more COO’s like Alex from Storage Kings, would that be helpful?

Warum es funktioniert:

  • Zeigt, dass Du ihren Pain verstehst.
  • Verlangt kein Commitment.
  • Zeigt, dass Du weißt, wen sie targeten.
  • Ist personalisiert.
  • Nutzt einen Soft CTA.
  • Ist kurz.

Cold Email Template 4 – Direkt auf den Punkt

Template 4 – Straight to the Point
Hi {{firstName}}, if I could {{drive end result}} {{risk reversal}} like we did for {{case study name}}, would you be interested in speaking?

Beispiel 4 – Direkt auf den Punkt

Hi Matt, if I could we could double your prospection data enrichment rate without you subscribing to 10 data provider like we did for Datadog and Gartner would you be interested in speaking?

Warum es funktioniert?

  • Kommt sofort zum Punkt.

  • Enthält Risk Reversal.

  • Starker Social Proof.

  • Kurz und gut scannbar.

  • Nutzt einen Ja/Nein-CTA.

Cold Email Template 5 – Ich weiß genau, wo es weh tut

Template 5 – I know Exactly What Your Pain Is
Hello {{last_name}},

{{Inbox_Slider}}

Since {{their task}}, you are certainly familiar with {{Problem}}.

Imagine {{incredible solution}}

This is where {{our company}} comes in, because with {{our solution provides advantages}}

Would you like to see how we {{improved situation}} for {{Case study name}}

Beispiel 5 – Ich weiß genau, wo es weh tut

Hello John,

Since you're probably the one managing customer purchase data, you've probably hit Excel's limits when trying to analyze patterns in 50,000+ orders - especially when filtering by purchase date, customer location, and product categories simultaneously.

Imagine quickly finding exactly what you need without spreadsheet performance issues or complex lookup formulas.

This is where Datablist comes in, providing spreadsheet simplicity with powerful database-like search and filtering — making large datasets manageable again.

Would you like to see how we simplified the same tasks for Datadog’s and Gartner’s data teams, or should I reach out to Maria in your team?

Warum es funktioniert:

  • Beschreibt ihre Aufgabe extrem konkret.
  • Macht es sofort nachvollziehbar.
  • Nennt spezifische Datenpunkte, die das Unternehmen analysiert.
  • Nutzt eine konkrete Größenordnung (50.000+ Orders).
  • Beschreibt ein realistisches Szenario, das sie wirklich kennen.

Dieses Template funktioniert am besten für Software-Unternehmen — servicebasierte Businesses sollten stattdessen Template 2–4 oder 6 nutzen

Cold Email Template 6 – Das PAS-Framework

Template 6 - The PAS Framework
Hi {{first_name}}

Is {{company_name}}'s {{team}} still {{bad_and_current_solution}} and trying to {{desired_outcome}}?

On average, this approach takes up to {{time_cost}} and leads to {{pain_point_1}}, and {{pain_point_2}}.

We helped {{case_study_company}} {{solution_implementation}}, resulting in {{benefit_1}} and {{benefit_2}}.

Would you be open to see how {{your_company}} {{get_value}}?

P.S {{success_metric}} since {{benefit_1}} and {{benefit_2}}.

Cold Email Beispiel 6 – Das PAS-Framework

Hi Marina,

Is Future Destination's marketing team still manually juggling their social media accounts and trying to maintain consistent posting times?

On average, this manual approach takes up to 10 hours per week and leads to missed posts and limited performance tracking.

Social Buddy helped Stay In Asia centralize their social media workflow, resulting in 70% less time spent on scheduling and a 45% increase in engagement rates.

Would you be open to seeing how Social Buddy simplifies social media management?

P.S. Their team has now doubled their content volume since they have more time and fewer headaches managing it.

Warum es funktioniert

  • Identifiziert einen sehr konkreten operativen Pain.
  • Quantifiziert die Auswirkung des Problems.
  • Liefert Social Proof mit konkreten Zahlen.
  • Nutzt einen klaren Call-to-Action.

Was ist das PAS-Framework?

Das PAS-Framework ist eine klassische Copywriting-Struktur, die besonders gut in Cold Emails funktioniert, weil sie einer natürlichen psychologischen Reihenfolge folgt.

So setzt Du es ein:

  1. Problem: Sprich eine konkrete Herausforderung an, die sie gerade haben
  2. Agitation: Zeig den negativen Effekt dieses Problems
  3. Solution: Stelle Deine Lösung vor – mit Case Study und klaren Ergebnissen.

Das Framework ist so effektiv, weil Du zuerst zeigst, dass Du ihre Situation wirklich verstehst, bevor Du überhaupt pitchst.

Die 80/20-Regel für Cold Emails

Die 80/20-Regel bei Cold Emails bedeutet: Investiere 80% Deiner Zeit in hochwertige Prospect-Daten – und die restlichen 20% in alles andere.

The 80/20 rule is the most important rule.
The 80/20 rule is the most important rule.

Warum Du die 80/20-Regel einhalten solltest

Die simple Wahrheit: Du brauchst gute Kontaktdaten, um Deine Prospects überhaupt zuverlässig zu erreichen.

Hier sind 3 zentrale Gründe, warum Daten so entscheidend sind:

  1. Schreiben wird viel einfacher, weil Du genau weißt, für wen Du schreibst.
  2. Du kannst personalisierte Cold Emails senden, die Dich aus der Masse herausstechen lassen.
  3. Du wirst mehr Conversions erzielen, weil jede Nachricht wirklich zum Prospect passt.

Datablist is an AI-Copilot built for data enrichment that makes it perfect for gathering all sorts of prospection data to build, personalize and scale cold email campaigns effortlessly.

Your prospect when he gets a personalized cold email
Your prospect when he gets a personalized cold email

Fazit

Cold Emailing funktioniert am besten, wenn Du hochwertige Daten mit echter Personalisierung kombinierst. Klar: Volumen spielt eine Rolle – aber generische Nachrichten an unqualifizierte Prospects bringen Dich nicht weit.

Fokussiere Dich darauf, die richtigen Leute mit relevanten, personalisierten Messages zu erreichen, die zeigen, dass Du ihre Needs verstehst. Genau so hebst Du Dich ab – und holst mehr aus Deinem Outreach raus.

FAQ

Was ist die 30-30-50-Regel bei Cold Emails?

Ganz ehrlich: Ich habe diese Regel noch nie gehört – und ich bin in mehreren Cold Email Communities aktiv. Kann sein, dass sich manche eigene Definitionen ausdenken, um wie „Experten“ zu wirken. Ich halte es lieber simpel und direkt.

Wie schreibt man eine gute Cold Email?

Kenne Deinen Kunden – und bleib menschlich, gerade im Zeitalter von AI. Entscheider bekommen heute gefühlt 10x mehr Cold Emails als früher, und die meisten sind einfach nur genervt davon. Du kannst sehr leicht herausstechen, indem Du Deinen Ansatz bewusst „human“ hältst – das ist der praktischste Tipp, den ich Dir geben kann.

Funktioniert Cold Emailing wirklich?

Ja – wenn Du es richtig machst. Studien zeigen, dass personalisierte Cold Emails Reply Rates von 5–15% erreichen können. Der Erfolg hängt aber massiv davon ab, ob Du gute Prospect-Daten hast und relevante, personalisierte Messages schickst statt generischer Massenmails.

Ist Cold Emailing illegal?

Cold Emailing ist grundsätzlich legal, muss aber je nach Region bestimmte Regeln erfüllen.

United States: Unter dem CAN-SPAM Act müssen kommerzielle Emails u. a. Folgendes erfüllen:

  • Klar erkennbar als Werbung
  • Gültige physische Adresse im Email-Footer

Zusätzlich brauchst Du eine Opt-out-Möglichkeit und musst bei Betreffzeilen sowie Absenderdaten ehrlich bleiben.

Europa: Die DSGVO setzt strengere Maßstäbe, u. a.:

  • „Legitimate interest“ muss vorliegen oder es braucht vorherige Einwilligung
  • Klare Privacy Policy und Infos zur Datenverarbeitung

Außerdem müssen Unternehmen valide Kontaktinformationen angeben, Opt-outs sofort respektieren und ihre Compliance dokumentieren.

Wie viele Cold Emails pro Tag sind sinnvoll?

Das hängt von der Größe Deiner Prospect List ab. Wenn Du schnell Leads generieren willst und eine qualifizierte Liste hast, sind 300–500 neue Prospects pro Tag (plus zwei Follow-ups für Non-Responder) ein realistischer Richtwert. Wichtig: Du solltest immer einen validen Grund haben, die Person zu kontaktieren – und sie vor dem Versand qualifizieren.

Wie sollte man eine Cold Email strukturieren?

Es gibt nicht die eine „richtige“ Struktur – aber das ist mein bevorzugtes Format:

  1. Starte mit einer relevanten, personalisierten Zeile (am besten direkt zum Pain Point).
  2. Formuliere Dein Angebot.
  3. Baue Social Proof ein.
  4. Nutze einen Soft Call-to-Action (CTA).
  5. Beende mit einer P.S.-Zeile, damit es menschlicher wirkt.