Doppelte Leads zusammenführen – ohne Datenverlust

Um doppelte Leads zusammenzuführen, ohne wertvolle Daten zu verlieren, musst Du zuerst feststellen, welche Datensätze dieselbe Person oder dasselbe Unternehmen abbilden. Anschließend wählst Du den Datensatz aus, der erhalten bleiben soll, ergänzt fehlende Felder und löst widersprüchliche Werte auf, bevor Du die Zusammenführung ausführst.

Wenn Du einfach jede Zeile mit einer mehrfach vorkommenden E-Mail-Adresse löschst, können Telefonnummern, Notizen oder CRM-IDs verloren gehen, die nur in einem anderen Datensatz vorhanden sind. Datablist trennt deshalb die Duplikaterkennung von den Entscheidungen zur Zusammenführung. So kannst Du jede Gruppe prüfen, bevor Daten geändert werden.

Wenn Deine Leads über mehrere Datenbanken verteilt sind, solltest Du zunächst Exporte erstellen, die jeweils die ID des Quelldatensatzes enthalten. Dieser Leitfaden beschreibt einen dateibasierten Workflow: Du bereinigst die zusammengeführte Lead-Liste in Datablist und bereitest anschließend die Updates für die Quellsysteme vor.

In dieser Schritt-für-Schritt-Anleitung erfährst Du:

• Wie Du doppelte Leads automatisch findest
• Wie Du Leads automatisch deduplizierst
• Wie Du verbleibende Lead-Duplikate manuell zusammenführst
• Wie Du Dein CRM mit der bereinigten Lead-Liste aktualisierst
• Wie Du Duplikatgruppen zur externen Bearbeitung als Excel-Datei exportierst

Hinweis: In diesem Leitfaden geht es um die Deduplizierung von Leads. Der Prozess funktioniert aber ähnlich bei jeder anderen Datensatzliste, die Du bereinigen möchtest – etwa bei Kontakten, Unternehmen oder Produkten.

Doppelte Leads finden

Importiere zunächst Deine Lead-Datenbank in Datablist.

In Datablist werden Daten in Collections organisiert. Eine Collection enthält eine Liste von Datensätzen mit demselben Datenmodell. Deine Leads importierst Du über externe Dateien. Datablist unterstützt CSV- und Excel-Dateien. Klicke auf Import CSV/Excel und wähle anschließend die Datei mit Deiner Lead-Liste aus.

Klicke auf +, um eine neue Collection zu erstellen. Gib ihr einen Namen und auf Wunsch ein Icon 🚀. Alternativ klickst Du auf dem Startbildschirm auf Start with a CSV/Excel file.

Wechsle anschließend zum Bildschirm Properties. Dort siehst Du die Spalten, die beim Einlesen der CSV-Datei erkannt wurden. Datablist prüft jede Spalte und ermittelt den passenden Datentyp. E-Mail-Adressen und URLs werden beispielsweise automatisch erkannt.

Wähle den Datentyp bei Bedarf manuell aus. Deaktiviere den Import für CSV-Spalten, die nicht übernommen werden sollen.

Im nächsten Importschritt zeigt Datablist eine Vorschau des Dateiinhalts. Klicke auf Import {x} items, um den Import zu starten.

Wenn Deine Leads auf mehrere Dateien verteilt sind, importierst Du sie in eine gemeinsame Collection und ordnest gleichwertige Spalten denselben Properties zu. Ergänze vor dem Zusammenführen der Dateien eine Spalte Source System und behalte die jeweiligen Kontakt-IDs aus den Quellsystemen bei. Eine ID aus CRM A ist nicht mit einer ID aus CRM B austauschbar.

Ich würde Personen zunächst über eine geeignete Kennung abgleichen, zum Beispiel über eine persönliche E-Mail-Adresse oder eine Profil-URL. Gleiche Datensätze nicht ausschließlich anhand der Quell-ID ab, wenn jede Datenbank ihr eigenes ID-Schema verwendet. Bei Unternehmenslisten solltest Du Unternehmenskennungen nutzen, statt davon auszugehen, dass jede Person mit derselben Domain ein und derselbe Lead ist.

Sobald die Leads geladen sind, öffnest Du Clean > Merge duplicates.

Wähle aus, wie Deine Leads verglichen werden sollen, um die Deduplizierung zu starten. Zwei Modi stehen zur Verfügung:

• All Properties vergleicht die vollständigen Lead-Datensätze.
• Selected Properties vergleicht gezielt die Felder, über die ein Lead identifiziert wird.

Hinweis: In Datablist ist „Property“ ein Synonym für „Field“ oder „Column“, wie diese Elemente in anderen Systemen bezeichnet werden.

Wähle für die Lead-Deduplizierung Selected Properties.

Wähle die Felder aus, über die sich die zu deduplizierende Entität eindeutig identifizieren lässt. Eine gemeinsam genutzte Adresse wie sales@example.com kann zu mehreren Kontakten gehören. Auch ein Name allein kann unterschiedliche Personen in einer Gruppe zusammenfassen.

Wähle bei E-Mail-Vergleichen den Processor bewusst aus. Der Artikel zur E-Mail-Deduplizierung erklärt, wann normalisierte Adressen sinnvoll sind und wann Aliasse oder gemeinsam genutzte Postfächer manuell geprüft werden müssen. Beginne mit einem eng gefassten Vergleich, prüfe die Gruppen und erweitere die Kriterien erst dann, wenn die gefundenen Übereinstimmungen tatsächlich dieselbe Entität darstellen.

Konfiguriere den Algorithmus und den Processor für jede ausgewählte Property und klicke anschließend auf Run duplicates check.

Wichtig

• Die Analyse ist schreibgeschützt. Bis zur nächsten Phase und der eigentlichen Zusammenführung der Leads werden keine Daten geändert.
• Datablist vergleicht Text mit einem Algorithmus, der Groß- und Kleinschreibung ignoriert. Sind zwei Werte identisch oder ähnlich und unterscheiden sich nur durch Großbuchstaben, werden sie als doppelte Leads aufgeführt.

Leads automatisch deduplizieren

Wähle Merge and preserve data. Datablist ergänzt leere Felder mit Werten aus ergänzenden Lead-Datensätzen und zeigt anschließend alle widersprüchlichen Properties an, für die eine Regel erforderlich ist.

Bei jedem Konflikt kannst Du unterschiedliche Textwerte kombinieren, den Wert des ausgewählten Leads behalten oder eine Survivorship-Regel für das Feld anwenden. Konfiguriere Record to keep so, dass der richtige CRM- oder Quelldatensatz erhalten bleibt.

In der Vorschau siehst Du, welche Werte ergänzt, kombiniert, beibehalten oder verworfen werden. Prüfe sie, bevor Du Gruppen mit dem Status Ready verarbeitest. Gruppen mit dem Status Needs review bleiben unverändert.

Beispiel: Kontakt-ID behalten und wichtige Notizen kombinieren

Diese Beispieldatensätze stehen für dieselbe Person. Der CRM-Kontakt enthält die ID, die Du behalten möchtest; der Event-Export liefert ergänzende Informationen.

Wähle den CRM-Datensatz als den Datensatz aus, der erhalten bleiben soll. Ergänze das leere Telefonfeld, kombiniere die unterschiedlichen Notizen, wenn Du beide behalten möchtest, und behalte nach Prüfung des Statuskonflikts Qualifiziert bei. Das gewünschte Ergebnis sieht so aus:

Bewahre für den späteren Abgleich eine Kopie der beiden ursprünglichen Datensätze samt Quell-IDs auf. Fasse Kontakt-IDs nicht zu einem einzigen Wert zusammen, den Du anschließend in ein CRM-ID-Feld importierst.

Zuerst festlegen, welcher Datensatz erhalten bleibt

Mit Record to keep bestimmst Du, welches Datablist Item erhalten bleibt. Most Complete wählt das Item mit den meisten ausgefüllten Feldern aus. Das ist nicht zwangsläufig der CRM-Kontakt, den Du bevorzugst. Je nach Tarif stehen weitere Regeln zur Datensatzauswahl zur Verfügung. Wenn keine automatische Regel zuverlässig den richtigen Kontakt auswählt, solltest Du die Gruppe manuell prüfen.

Entscheide bei jeder widersprüchlichen Property anhand der Bedeutung des Feldes:

• Notizen oder alternative Kontaktdaten: Kombiniere unterschiedliche Textwerte, wenn es sinnvoll ist, sie alle zu behalten.
• CRM-IDs, Verantwortliche oder Account-Referenzen: Behalte nach Prüfung des Datensatzes, der erhalten bleiben soll, genau einen gültigen Wert. Wenn Du einen solchen Konflikt ohne Entscheidung verwirfst, kann die Zuordnung zum Quellsystem verloren gehen.
• Status: Wähle den Wert aus, der Deiner Geschäftsregel entspricht. Der vollständigere Datensatz enthält nicht automatisch den richtigen Vertriebsstatus.
• Aktivitätsdaten: Vergleiche das fachlich relevante Datumsfeld, wenn Du die jüngste Aktivität bestimmen möchtest. Die Feldregel Most recently updated bezieht sich auf das Änderungsdatum des Datablist Items und nicht auf das Datum der Aktivität, das in einer Spalte gespeichert ist.

Merge and preserve data ergänzt sich gegenseitig vervollständigende Felder und wendet die konfigurierten Konfliktregeln an. Remove duplicates behält den ausgewählten Datensatz unverändert bei und entfernt die übrigen. Nutze den zweiten Modus nur, wenn die verworfenen Datensätze keine Informationen enthalten, die Du noch brauchst.

Prüfe in der Vorschau, welche Werte verworfen werden. Verarbeite Gruppen mit dem Status Ready erst nach der Kontrolle und überlasse Gruppen mit Needs review einer manuellen Entscheidung. Um wichtige Informationen zu bewahren, ist es manchmal besser, eine Gruppe zunächst nicht zusammenzuführen, bis Du weißt, welcher Wert korrekt ist.

Verbleibende Lead-Duplikate manuell zusammenführen

Nutze den Datablist Merging Assistant, um die verbleibenden Lead-Duplikate manuell zusammenzuführen.

Öffne die verbleibenden Duplikatgruppen und prüfe die noch nicht geklärten Datensätze.

Links neben jeder Gruppe doppelter Leads öffnet die Schaltfläche Manual Merging assistant den Merging Assistant.

Daraufhin öffnet sich das Tool für die Zusammenführung. Rechts wählt Datablist den Datensatz mit den meisten Daten als „Primary item“ aus. Links werden die übrigen doppelten Leads als „Secondary Items“ angezeigt.

Wenn möglich, werden Property-Werte aus den Secondary Items automatisch ausgewählt, um sie in das Primary item zu übernehmen. Stehen mehrere Werte miteinander in Konflikt, musst Du entscheiden, welcher Wert erhalten bleiben soll.

Wenn das daraus entstehende „Primary item“ Deinen Vorstellungen entspricht, klickst Du auf Merge, um die Zusammenführung zu bestätigen. Alle Secondary Items werden gelöscht, sodass nur ein kombinierter Lead-Datensatz übrig bleibt.

Du kannst doppelte Leads auch direkt in dieser Übersicht bearbeiten oder löschen.

CRM mit der bereinigten Lead-Liste aktualisieren

Mehrere Werte in einer Zelle verwalten

Datablist fasst mehrere Werte in einer einzelnen Zelle zusammen. Dadurch kann eine Liste entstehen, in der mehrere Werte durch ein Trennzeichen voneinander getrennt sind.

Ein kombiniertes Telefonfeld könnte beispielsweise +1 202 555 0147;+1 202 555 0182 enthalten. Wenn Dein Zielsystem nur eine Nummer pro Feld akzeptiert, teile den Inhalt vor dem Import in Phone 1 und Phone 2 auf. Behalte das ursprüngliche kombinierte Feld, bis Du das Ergebnis überprüft hast.

Für diese Umwandlung kannst Du:

• die Datablist Funktion Split Property verwenden, um aus Daten mit mehreren Werten mehrere Properties zu erstellen,
• direkt in Datablist ein Script ausführen, das die Werte aufteilt,
• oder Deine Lead-Liste als Excel-Datei exportieren und anschließend mit Excel oder Google Sheets bearbeiten.

Wenn Du statt mehrerer Spalten pro Telefonnummer oder E-Mail-Adresse jeweils eine eigene exportierte Zeile benötigst, nutze den CSV Rows Splitter für die zusammengeführte Datei.

Mehrere Werte mit „Split Property“ auf Properties verteilen

Datablist bietet ein integriertes Tool, das den Text einer Property auf neue Properties verteilt. Damit lassen sich kombinierte Ergebnisse des Deduplizierungsalgorithmus besonders einfach verarbeiten.

Öffne das Tool, indem Du im Menü Edit auf Split Property klickst.

Wähle die Property mit den mehreren Werten aus. Nutze dasselbe Trennzeichen, das Du zuvor beim Kombinieren verwendet hast.

Mit der letzten Einstellung legst Du fest, wie viele Teile erstellt werden. Wähle genügend Ausgabefelder für die höchste Anzahl von Werten, die Du behalten möchtest. Prüfe vor der Verarbeitung alle Zeilen, die mehr Werte enthalten als die von Dir festgelegte Zahl an Ausgabefeldern.

Bevor Deine Daten verarbeitet werden, zeigt Datablist eine Vorschau des Ergebnisses. Prüfe, ob die aufgeteilten Daten dem erwarteten Ergebnis entsprechen. Klicke anschließend auf Split Property, um alle Daten zu verarbeiten.

Nach der Verarbeitung bleibt Deine ursprüngliche Property unverändert. Für die aufgeteilten Werte werden neue Properties erstellt. Benenne sie so um, dass sie den Importspalten Deines CRM entsprechen.

Werte per JavaScript und Trennzeichen in Datablist aufteilen

Für komplexere Aufteilungen oder zusätzliche Bearbeitungsschritte bietet Datablist ein leistungsstarkes Tool, mit dem Du JavaScript-Code direkt auf Deine Daten anwenden kannst. So lässt sich Text auf mehrere Properties verteilen.

Erstelle zunächst zusätzliche Properties für Deine einzelnen Werte, falls diese noch nicht vorhanden sind. Lege zum Beispiel Phone 2 und Phone 3 oder Email 2 und Email 3 an. Nach der Aufteilung enthält jede dieser Properties einen einzelnen Wert.

Klicke anschließend im Menü Edit auf Run Javascript, um den Script-Editor zu öffnen.

Passe das folgende Script an Deine Properties an:

function runOnItem(item){
  if(!item.phone) return null;

  var parts = item.phone.split(';');

  if(parts.length===1) return null;

  return {
    phone1: parts[0],
    phone2: parts[1]
  }
}

Hinweis: Verarbeite jede kombinierte Property einzeln. Wenn Du eine Property mit Telefonnummern und eine weitere mit E-Mail-Adressen hast, bearbeitest Du zuerst die Telefonnummern mit einem Script. Führe danach ein zweites Script für die E-Mail-Adressen aus.

Hier siehst Du Beispielcode, der den Inhalt einer Property mit dem Key phone1 aufteilt. Als Trennzeichen dient ein Semikolon. Die resultierenden Telefonnummern werden in den beiden Properties phone1 und extraphone gespeichert.

Bitte kontaktiere uns, wenn Du Fragen zur Erstellung des Scripts hast.

Bereinigte Datei mit den Quelldatenbanken abgleichen

Eine Zusammenführung in Datablist verändert die importierte Collection. Die entsprechenden Datensätze in Deinen externen Datenbanken werden dadurch nicht automatisch aktualisiert oder gelöscht. Plane diesen Abgleich separat.

Exportiere die erhalten gebliebene Quell-ID zusammen mit den Werten, die Du aktualisieren möchtest. Entscheide für jeden entfernten Quelldatensatz, ob im Zielsystem ein Update, eine Zusammenführung oder eine Löschung erforderlich ist. Beachte dabei die Import- und Zusammenführungsregeln des jeweiligen Systems – insbesondere bei verknüpften Aktivitäten und Accounts.

Mit kostenpflichtigen Tarifen kannst Du die Liste der Änderungen durch die Zusammenführung herunterladen. Sie enthält die vorherigen Werte und die Zielwerte, sodass sich Änderungen nachvollziehen lassen. Nutze sie zusammen mit Deinem ursprünglichen Export. Teste das Update zunächst mit einer kleinen Gruppe, bevor Du die gesamte Datei verarbeitest.

Duplikatgruppen als Excel- oder CSV-Datei exportieren

Du kannst die verbleibenden Duplikate jederzeit während der Deduplizierung exportieren. Datablist exportiert Daten als Excel- oder CSV-Dateien.

Exportiere die Duplikate, wenn Du sie manuell in Excel bereinigen oder die Aufgabe an einen externen Dienstleister auslagern möchtest.

FAQ

Was sind doppelte Leads?

Doppelte Leads liegen vor, wenn mehrere Datensätze dieselbe Person oder dasselbe Unternehmen darstellen. Bei der Lead-Deduplizierung werden diese Datensätze gefunden und anschließend beibehalten, entfernt oder zusammengeführt. Mehrere Personen aus demselben Unternehmen sind nicht automatisch Duplikate.

Wie dedupliziere ich eine Lead-Liste?

Wähle eine Kennung, die zur jeweiligen Entität passt, führe eine Duplikatprüfung durch und kontrolliere die gefundenen Gruppen, bevor Du Änderungen übernimmst. Bestimme danach den Datensatz, der erhalten bleiben soll, und lege für jedes widersprüchliche Feld eine Regel fest. Gemeinsam genutzte Postfächer und ähnliche Namen erfordern mehr Kontext als einen einfachen Vergleich auf Gleichheit.

Wie führe ich doppelte Leads aus mehreren Datenbanken zusammen?

Exportiere die relevanten Felder und Quell-IDs aus jeder Datenbank, ergänze Angaben zur jeweiligen Quelle und ordne gleichwertige Felder in einer gemeinsamen Datablist Collection einander zu. Gleiche die Datensätze anhand geeigneter Personen- oder Unternehmenskennungen ab, löse Konflikte auf und exportiere die erhalten gebliebenen IDs zusammen mit den bereinigten Werten. Gleiche die Ergebnisse anschließend separat mit jeder Quelldatenbank ab.

Lassen sich alle Lead-Properties kombinieren?

Textbasierte Werte können mit einem Trennzeichen kombiniert werden. Bei Feldern wie Status, Zahlenwerten, Datumsangaben oder CRM-IDs muss häufig ein einzelner Wert ausgewählt werden. Wenn Du jeden Konflikt kombinierst, kann eine Ausgabedatei entstehen, die sich nicht korrekt in das Zielsystem importieren lässt.

Wie behalte ich mehrere Telefonnummern?

Kombiniere die unterschiedlichen Nummern in einem Textfeld und teile dieses Feld anschließend auf die von Deinem CRM erwarteten Ausgabespalten auf. Prüfe das Trennzeichen und die benötigte Anzahl an Spalten. Weitere Informationen findest Du oben unter Mehrere Werte verwalten.

Muss ich alle Gruppen auf einmal bearbeiten?

Nein. Du kannst bereits geprüfte Gruppen verarbeiten und unsichere Treffer unverändert lassen. Beginne mit eindeutigen Übereinstimmungen und untersuche anschließend die mehrdeutigen Gruppen. Mithilfe der Vorschau und der verbleibenden Gruppen kannst Du unsichere Entscheidungen getrennt halten.

Wie lange dauert die Deduplizierung?

Der Zeitaufwand hängt von der Größe der Liste, den Vergleichseinstellungen, den verfügbaren Browser-Ressourcen und der Prüfung von Konflikten ab. Die Erkennung und die manuelle Klärung widersprüchlicher Leads sind zwei getrennte Schritte. Sichere vor jeder Änderung einen Originalexport und verlasse Dich nicht auf pauschale Zeitversprechen in Sekunden.

Stellt dieser Workflow eine direkte Verbindung zu meinem CRM her?

Dieser Leitfaden arbeitet mit CSV- oder Excel-Exporten. Wenn Du diese Dateien in Datablist importierst, entsteht dadurch keine Live-Verbindung zu Deinem CRM. Prüfe vor dem Import der bereinigten Ergebnisse, welche Vorgaben Dein Zielsystem für die Aktualisierung von IDs, das Löschen von Duplikaten und den Erhalt von Verknüpfungen macht.