Um doppelte Zeilen in einer Excel-Datei zusammenzuführen, ohne nützliche Werte zu verlieren, gleiche die Zeilen anhand eines Schlüssels wie Email ab, kombiniere sich ergänzende Felder und prüfe widersprüchliche Werte, bevor Du eine Zeile löschst. Mit Datablist kannst Du die XLSX-Datei importieren, die Gruppen in einer Vorschau prüfen und das zusammengeführte Ergebnis exportieren.
Der Excel-Befehl Duplikate entfernen behält die erste übereinstimmende Zeile und löscht alle weiteren. Eine Telefonnummer oder Notiz aus einer gelöschten Zeile wird nicht in den beibehaltenen Datensatz übernommen. Wenn diese Zeilen noch wichtige Informationen enthalten, solltest Du sie deshalb zusammenführen.
Der Duplicates Finder von Datablist zeigt Dir die übereinstimmenden Zeilen, bevor die Datei geändert wird. Du kannst sich ergänzende Werte zusammenführen, Regeln für Konflikte festlegen und unsichere Gruppen unangetastet lassen. Ohne Anmeldung steht Dir ein Exact Check zur Verfügung. Für Smart Matching benötigst Du einen kostenlosen Account.
Warum solltest Du Excel-Duplikate nicht direkt in Excel zusammenführen?
Microsoft Excel ist eine sehr leistungsfähige Anwendung und bietet die Funktion „Duplikate entfernen“. Sie behält jedoch die erste „übereinstimmende“ Zeile und löscht alle weiteren Duplikate. Wenn sich zwei Zeilen ergänzen, gehen dadurch Daten verloren. Duplikate zusammenzuführen sollte nicht kompliziert sein. Tabellenkalkulationen sind vielseitig, aber allgemein gehalten und nicht speziell auf die Datenbearbeitung ausgelegt. Datablist wurde für strukturierte Datenlisten entwickelt und bietet einfach zu bedienende Funktionen zur Datenbearbeitung.
In der folgenden Anleitung erfährst Du, wie Du Duplikate in einer Excel-Datei findest und zusammenführst, ohne Informationen zu verlieren.
Als Beispiel verwenden wir eine Excel-Datei mit Kontaktdaten und den vier Feldern First Name, Last Name, Email und Job Title. Anschließend suchen wir anhand der E-Mail-Adresse nach doppelten Kontakten und führen sie zusammen.
Klicke hier, um die Excel-Datei für dieses Tutorial herunterzuladen.
Der Ablauf lässt sich in vier Schritte unterteilen:
- Excel-Datei laden
- Duplikate in der Excel-Datei finden
- Doppelte Zeilen automatisch zusammenführen
- Konflikte manuell zusammenführen
Schritt 1: Excel-Datei laden
Importiere zuerst Deine Excel-Datei in Datablist. Erstelle eine Collection und lade die Datei mit dem Assistenten Import CSV/Excel hoch.
Properties erstellen und Excel-Spalten zuordnen
Eine Datablist Collection funktioniert ähnlich wie eine Tabelle, besitzt aber eine klare Datenstruktur. Tabellenspalten heißen in Datablist „Properties“. Ist eine Property als Email definiert, stellt Datablist sicher, dass nur gültige E-Mail-Adressen eingetragen werden. Dasselbe gilt für Datumsangaben, Checkboxen und weitere Datentypen.
Sobald Deine Excel-Datei geladen ist, wählst Du aus, welche Spalten importiert werden sollen. Ordne sie anschließend vorhandenen Properties der Collection zu oder erstelle neue Properties.
Datablist erkennt gängige Datentypen automatisch, indem es die ersten Zeilen auf wiederkehrende Muster prüft.
📌 Hinweis zum Excel-Import
Datablist importiert das erste Arbeitsblatt einer Excel-Arbeitsmappe. Prüfe vor dem Fortfahren die importierten Werte in Formelspalten. Wenn Du nur mit Werten arbeiten möchtest, speichere in Excel eine Kopie, in der die Formeln durch ihre Ergebnisse ersetzt wurden.
Zwei Excel-Dateien oder Tabellenblätter ohne Duplikate zusammenführen
Importiere die erste Datei in eine Collection und anschließend die zweite Datei in dieselbe Collection. Ordne gleichbedeutende Spalten denselben Properties zu: Email Address in einer Datei und Email in der anderen sollten beispielsweise in dieselbe Property Email einfließen. Wenn Du mehrere Tabellenblätter importieren möchtest, speichere jedes benötigte Blatt als eigene Datei und platziere es jeweils an erster Stelle.
Führe danach die Duplikatsuche für die kombinierte Collection aus. Bei Kontakten empfiehlt sich eine ausgefüllte E-Mail-Adresse oder eine stabile Kontakt-ID als Schlüssel. Ein vollständiger Name allein kann unterschiedliche Personen fälschlicherweise derselben Gruppe zuordnen. Prüfe Zeilen ohne Schlüssel separat und behalte ein Feld Source, wenn Du später nachvollziehen möchtest, aus welcher Datei ein Datensatz stammt.
Eine Datei kann zum Beispiel den Namen und die E-Mail-Adresse eines Kontakts enthalten, während in der anderen unter derselben E-Mail-Adresse eine Telefonnummer hinterlegt ist. Beim Zusammenführen lassen sich alle drei Felder behalten. Enthalten beide Dateien unterschiedliche Telefonnummern, musst Du eine Konfliktregel wählen oder die Gruppe manuell prüfen. Die Dateien einfach aneinanderzuhängen oder wiederholte Zeilen zu löschen, löst diesen Konflikt nicht.
Schritt 2: Duplikate in Excel finden
Nachdem Du Deine Excel-Daten importiert hast, kannst Du mit dem Duplicates Finder von Datablist nach Duplikaten suchen und sie zusammenführen.
Öffne Clean > Merge duplicates.
Dir stehen zwei Modi zur Verfügung:
- All Properties vergleicht die vollständigen Zeilen.
- Selected Properties vergleicht nur die Felder, die einen Datensatz eindeutig identifizieren.
In diesem Beispiel reicht die Property email aus, um einen Kontakt zu identifizieren. Wähle daher den Modus Selected Properties und die Property email aus.
Die Duplikatsanalyse verändert Deine Daten nicht. Erst wenn Du Dich entscheidest, Einträge automatisch oder manuell zusammenzuführen, werden sie bearbeitet.
Schritt 3: Doppelte Zeilen automatisch zusammenführen
Wähle Merge and preserve data. Datablist füllt leere Properties mit Werten aus sich ergänzenden Zeilen. Wenn zwei ausgefüllte Werte miteinander in Konflikt stehen, wirst Du anschließend nach den passenden Regeln gefragt.
Datensätze mit übereinstimmenden oder sich ergänzenden Werten werden zu einem einzigen Eintrag zusammengeführt. Zum Beispiel:
email | First Name | Last Name
james@gmail.com | James
james@gmail.com | | Bond
Wird zusammengeführt zu:
email | First Name | Last Name
james@gmail.com | James | Bond
Mit einer zweiten Merge-Option kannst Du doppelte Zeilen konsolidieren, indem Du widersprüchliche Werte in einem einzigen Eintrag kombinierst. Die unterschiedlichen Werte werden dabei durch ein Trennzeichen voneinander getrennt.
Zum Beispiel:
email | Notes | Phone
james@gmail.com | Met during an event | 0 493 492 334
james@gmail.com | To be contacted | 06 67 23 42 23
Wenn Du für Notes die Kombination mit semi-colon und für Phone mit Comma auswählst, entsteht daraus:
email | Notes | Phone
james@gmail.com | Met during an event;To be contacted | 0 493 492 334,06 67 23 42 23
Mit dieser Option kannst Du Listen mit Tausenden doppelten Zeilen konsolidieren, ohne Informationen zu verlieren. Nutze die Funktion, um Deine Kontakt-, Lead- und Unternehmenslisten automatisch zu bereinigen!
Schritt 4: Konflikte manuell zusammenführen
Gruppen bleiben unter Needs review, wenn eine Übereinstimmung nicht eindeutig ist, für einen Konflikt keine Regel festgelegt wurde oder die Regel Record to keep keine Zeile auswählen kann.
Öffne Review group, um eine Zeile zu bearbeiten, aus der Gruppe auszuschließen, die Gruppe zu überspringen oder den Merging Assistant zu starten. Wähle vor dem Bestätigen des Merges den Zieldatensatz und für jede Property den Wert aus, den Du behalten möchtest.
Ergebnisse als CSV- oder Excel-Datei exportieren
Geschafft! Deine Daten sind jetzt dedupliziert!
Prüfe vor dem Export mindestens eine Gruppe mit sich ergänzenden Daten, eine Gruppe mit widersprüchlichen Werten und alle Gruppen, die noch kontrolliert werden müssen. Vergewissere Dich, dass die Anzahl der entfernten Zeilen den bestätigten Merges entspricht und dass die ausgewählten Kontakt-IDs sowie alle wichtigen Felder erhalten geblieben sind.
Wenn Zahlenwerte separate Beiträge darstellen, erfährst Du in dieser Anleitung, wie Du beim Zusammenführen von Duplikaten Werte addierst. Wiederholte Momentaufnahmen derselben Summe solltest Du hingegen nicht addieren.
Klicke im Header der Collection auf Export und wähle CSV oder Microsoft Excel aus. Öffne die exportierte Datei und prüfe die Spaltenüberschriften, IDs sowie einige zusammengeführte Beispielzeilen, bevor Du sie in eine andere Anwendung importierst.
