ChatGPT für Excel- und CSV-Zeilen effizient nutzen

Um denselben OpenAI Prompt auf jede Excel- oder CSV-Zeile anzuwenden, importierst Du die Datei in Datablist, verknüpfst eine Tabellenspalte mit dem Prompt, testest einige Zeilen und speicherst jede Antwort in einer Ausgabespalte. Du kannst Deinen eigenen OpenAI API Key verwenden. In kostenpflichtigen Datablist-Tarifen kannst Du in den Enrichment-Einstellungen alternativ Datablist Credits nutzen.

Eine Datei mit den Spalten Company und Job Description kann zum Beispiel um die Spalte Role Category ergänzt werden. Mit einem Prompt wie Ordne die Position in {{Job Description}} einer der Kategorien Sales, Marketing, Engineering oder Other zu. Gib nur die Kategorie zurück. erhältst Du eine Ausgabe, die Du vor dem Export prüfen und filtern kannst.

ChatGPT kann hochgeladene Tabellen ebenfalls analysieren und Dateien erstellen. Der Datablist-Workflow eignet sich besonders, wenn Du in einer vorhandenen Collection klar definierte Eingaben pro Zeile und eine verknüpfte Ausgabespalte benötigst.

• OpenAI API für die nutzungsbasierte Abrechnung einrichten
• ChatGPT auf Excel- und CSV-Dateien anwenden
• Tausende Zeilen ohne Limits verarbeiten

Die in diesem Guide beschriebenen Methoden funktionieren sowohl mit CSV- als auch mit Excel-Dateien. Damit eignet er sich ideal für alle, die ChatGPT auf eine Tabelle anwenden möchten.

OpenAI API für nutzungsbasierte Abrechnung einrichten

Was ist die OpenAI API?

Die OpenAI API (Application Programming Interface) umfasst Tools und Protokolle, mit denen Unternehmen die Funktionen von ChatGPT direkt in ihre Anwendungen integrieren können.

Über die API kann eine Software für jede ausgewählte Zeile einen Prompt senden und die Antwort in eine verknüpfte Spalte schreiben. Die API-Nutzung wird unabhängig von einem ChatGPT-Abonnement abgerechnet. Die aktuellen Schritte zur Einrichtung findest Du im Quickstart zur OpenAI API.

Für die OpenAI API brauchst Du einen API Key. Er funktioniert wie ein individuelles Passwort, über das Deine Anwendung sicher mit den Diensten von OpenAI kommuniziert. Nach der Registrierung kannst Du den Key im Dashboard Deines OpenAI-Kontos erstellen.

Schritt 1: Registrieren und OpenAI-Guthaben aufladen

Öffne die Registrierungsseite von OpenAI und erstelle ein Konto.

Öffne die Abrechnungseinstellungen Deiner API-Organisation und hinterlege eine Zahlungsmethode oder lade Guthaben auf, falls dies für Dein Konto erforderlich ist. Prüfe vor der Verarbeitung einer großen Datei Dein aktuelles Guthaben und Deine Ausgabenlimits.

Du landest zunächst in den allgemeinen Einstellungen. Wechsle von dort zu den Abrechnungseinstellungen.

Klicke auf „Add to credit balance“.

Wähle für den ersten Test einen passenden Guthabenbetrag. OpenAI nennt derzeit 5 US-Dollar als Mindestbetrag für Prepaid-Guthaben. Wie viel Du für Deine Tabelle tatsächlich brauchst, hängt jedoch vom Modell, der Länge des Prompts und der Anzahl der Zeilen ab.

Schritt 2: OpenAI API Key erstellen

Öffne nun den Bereich für API Keys, um Deinen OpenAI API Key zu erstellen.

Klicke auf „Create new secret key“.

Wähle das passende Projekt und die benötigten Berechtigungen aus. Erstelle anschließend den Key und bewahre ihn sicher auf: OpenAI zeigt das vollständige Secret nur direkt nach der Erstellung an.

Kopiere Deinen Secret Key.

Bewahre Deinen API Key immer an einem sicheren Ort auf oder nutze einen Passwortmanager. Wenn Du ihn verlierst, kannst Du ihn nicht wiederherstellen.

Wann sich ein zeilenweiser Workflow lohnt

Vielleicht fragst Du Dich: Warum lade ich meine Excel-Datei nicht einfach in ChatGPT hoch?

ChatGPT unterstützt den Upload von CSV- und Excel-Dateien zur Analyse und kann Tabellen erstellen oder bearbeiten. Für wiederkehrende Enrichment-Aufgaben kannst Du mit Datablist ein Feld wie {{Job Description}} in einen Prompt einbinden, diesen auf ausgewählte Zeilen anwenden und die Antworten in einer benannten Spalte speichern. Teste den Prompt zuerst mit einer kleinen Stichprobe, da die Modellausgaben variieren können.

ChatGPT auf Excel- und CSV-Dateien anwenden

Schritt 1: Registrieren und Daten importieren

Öffne Datablist und registriere Dich kostenlos.

Lade Deine CSV-Datei hoch, um ChatGPT auf ihre Zeilen anzuwenden.

Schritt 2: ChatGPT auf Deine Excel-Einträge anwenden

Klicke auf „Enrich“.

Wähle Ask ChatGPT/OpenAI für eine frei formulierte Antwort oder Classification with ChatGPT/OpenAI, wenn das Ergebnis aus einer vorgegebenen Kategorienliste stammen soll.

1. Wähle „Ask ChatGPT/OpenAI“, wenn Du Excel-Einträge mit ChatGPT bearbeiten oder Informationen daraus extrahieren möchtest.
2. Wähle „Classification with ChatGPT/OpenAI“, wenn ChatGPT Deine Excel-Einträge einer begrenzten Anzahl von Kategorien zuordnen soll.

Wenn Du mit Deinem Prompt lediglich die Sprache bestimmen möchtest, solltest Du zuerst einen speziellen Workflow zur Spracherkennung verwenden, statt für jede Zeile LLM-Tokens auszugeben.

Für diesen Guide verwende ich „Ask ChatGPT/OpenAI“.

Füge Deinen OpenAI API Key ein. In einem kostenpflichtigen Datablist-Tarif kannst Du stattdessen Use Datablist credits auswählen. Prüfe die anfallenden Kosten, bevor Du die gesamte Datei verarbeitest.

Um mit ChatGPT Einträge aus einer Excel-Datei zu bearbeiten oder zu extrahieren, gibst Du einen Prompt ein oder wählst eine unserer Vorlagen aus.

1. Ich lasse mir ausgeben, worauf das Unternehmen spezialisiert ist und welche Fähigkeiten beziehungsweise Eigenschaften es bei idealen Kandidatinnen und Kandidaten sucht.
2. Im System Prompt definiere ich die Rolle und die Verhaltensregeln der AI (optional). Den regulären Prompt nutze ich für die konkrete Aufgabe.

Darum ist die Trennung wichtig:

• Regular Prompt: Enthält Deine konkrete Frage oder Aufgabe für die jeweilige Verarbeitung, zum Beispiel „Verwende {{Column}}“.
• System Prompt: Enthält dauerhafte Anweisungen, die bestimmen, wie die AI alle Antworten erstellt. Du kannst ihr beispielsweise vorgeben: „Du bist ein Datenanalyst mit 20 Jahren Erfahrung und auf Recruiting- sowie Marketing-Daten spezialisiert.“

Verwende doppelte geschweifte Klammern „{{ }}“ oder einen Schrägstrich „/“, um auf Spalten in Deiner Collection zu verweisen.

Nutze den System Prompt, damit ChatGPT keine Erklärungen oder Kommentare zurückgibt. Ergänze zum Beispiel: Gib nur das Ergebnis zurück. Keine Anleitung, kein Kommentar.

Die Trennung von System Prompt und Regular Prompt sorgt für konsistentes Verhalten der AI und lässt Dir gleichzeitig Spielraum bei den einzelnen Aufgaben. Du kannst Dir den System Prompt wie eine Sicherheitsebene vorstellen, die dafür sorgt, dass die AI immer nach denselben Vorgaben arbeitet.

Schritt 3: Einstellungen konfigurieren

Als Nächstes kannst Du in den erweiterten Einstellungen die Länge der Ausgabe begrenzen oder ein bestimmtes ChatGPT-Modell für Deine Excel-Datei auswählen. Hier ein kurzer Überblick:

1. Verwende die erste Option bei sehr großen Dateien, wenn Du Deine Credit-Ausgaben pro Zeile kontrollieren möchtest. So kannst Du die ungefähren Kosten abschätzen, wenn ChatGPT Tausende Excel-Einträge verarbeitet. Bei nicht dringenden Aufgaben mit unterstützten Modellen erfährst Du hier, wie Du mit Flex Mode die Verarbeitungskosten bei OpenAI senkst.

2. Wähle ein Modell aus, das im aktuellen GPT Model Selector verfügbar ist. Beginne bei einer kurzen Klassifizierungsaufgabe mit dem Standardmodell. Falls die Qualität nicht ausreicht, vergleichst Du eine kleine Stichprobe mit einem anderen Modell. Verfügbarkeit und Preise der Modelle können sich ändern.

   

3. Lege Dein Ausgabeformat über das hervorgehobene Kontrollkästchen fest. Diese Einstellung ist optional und sinnvoll, wenn Deine Ausgabe einer bestimmten Struktur folgen soll.

4. Klicke auf „Continue to output configuration“, um Deine Ausgabefelder zu konfigurieren, also die Spalten, in denen die Daten gespeichert werden.

   

Erstelle eine neue Property oder verknüpfe die Antworten mit einer vorhandenen. Klicke anschließend auf „Instant Run“, um die Einstellungen für den Durchlauf festzulegen.

In den Einstellungen kannst Du auswählen, ob ChatGPT auf 1.000 Excel-Einträge oder nur auf 10 angewendet werden soll. Diese Optionen stehen zur Verfügung:

1. Teste den Prompt mit den ersten 10 Einträgen.
2. Starte die Verarbeitung im Async-Modus. Das ist bei großen Excel-Dateien besonders wichtig.

1. ChatGPT auf die ersten 10 Einträge anwenden.
2. ChatGPT auf die ersten 100 Einträge anwenden.
3. ChatGPT auf die ersten {{Custom amount}} Einträge anwenden.

Prüfe die Antwort.

Tausende Zeilen ohne Limits verarbeiten

Wenn Du ChatGPT auf große Excel-Dateien anwenden möchtest, musst Du die API Rate Limits und Usage Tiers von OpenAI berücksichtigen.

Das solltest Du wissen:

• API Rate Limits variieren: Prüfe die Limits für Dein ausgewähltes Modell und Projekt im OpenAI API Dashboard. Eine feste Schätzung der Zeilen pro Minute gilt nicht für jedes Konto und jeden Prompt.
• Token-Verbrauch und Kosten variieren: Längere Zelleninhalte und Antworten verbrauchen mehr Tokens. Teste eine repräsentative Stichprobe, prüfe Ergebnisse und Verbrauch und skaliere den Durchlauf erst danach.
• Concurrency steuern: Wenn Du mit Deinem eigenen API Key auf Rate-Limit-Fehler stößt, reduziere Max Concurrent Calls in den Enrichment-Einstellungen oder verarbeite die Zeilen in Batches.

📘 Datablist Credits im kostenpflichtigen Tarif

Mit Use Datablist credits kannst Du das Enrichment ohne eigenen OpenAI API Key ausführen. Prüfe vor dem vollständigen Durchlauf den geschätzten Credit-Verbrauch in Datablist.

Fazit

Für eine wiederholbare Transformation von Excel- oder CSV-Dateien verknüpfst Du eine Spalte mit einem Prompt, testest die Ausgabe anhand einer kleinen Stichprobe und verarbeitest anschließend die übrigen Zeilen. Prüfe die neue Spalte, bevor Du sie exportierst.

Das Wichtigste auf einen Blick

• Über die Weboberfläche von ChatGPT kannst Du Excel-Dateien hochladen.
• Der beschriebene Workflow funktioniert reibungslos mit CSV- und Excel-Dateien.
• Datablist speichert jede Antwort in einer verknüpften Ausgabespalte, die Du prüfen und exportieren kannst.
• Du kannst Deinen OpenAI API Key oder in einem kostenpflichtigen Datablist-Tarif Datablist Credits verwenden. Prüfe vor einem großen Durchlauf die jeweiligen Nutzungskosten.
• Teste den Prompt mit einigen repräsentativen Zeilen, da AI-Antworten immer geprüft werden sollten.

Häufig gestellte Fragen

Wie kann ich ChatGPT mit Excel-Dateien nutzen?

Du kannst ChatGPT über die OpenAI API und Tools wie Datablist mit Excel-Dateien nutzen. So lassen sich große Datensätze effizienter verarbeiten als über die Weboberfläche von ChatGPT.

Wie viele Zeilen kann ich verarbeiten?

Die mögliche Batch-Größe hängt von Deinem Datablist-Tarif, dem ausgewählten Modell, den API-Limits und Deinem verfügbaren Guthaben ab. Teste zuerst einen kleinen Batch und prüfe die aktuell angezeigten Limits der jeweiligen Dienste.

Brauche ich Programmierkenntnisse für ChatGPT mit Excel?

Nein, Du brauchst keine Programmierkenntnisse. Tools wie Datablist bieten eine benutzerfreundliche Oberfläche, über die Du ChatGPT ganz ohne Programmierung mit Deinen Excel-Dateien verbinden kannst.

Wie viel kostet ChatGPT für Excel-Dateien?

Die Kosten hängen vom Modell, der Länge von Prompt und Antwort, der Zeilenanzahl und davon ab, ob Du Deinen eigenen API Key oder Datablist Credits aus einem kostenpflichtigen Tarif verwendest. Teste zuerst eine Stichprobe, um den Verbrauch vor der Verarbeitung der gesamten Datei abzuschätzen.

Kann ChatGPT Kundenfeedback in Excel analysieren?

Ja, ChatGPT kann Kundenfeedback in Excel effektiv analysieren, Antworten kategorisieren, Stimmungen erkennen und wiederkehrende Themen in Deinen Daten identifizieren.

Was ist bei Excel-Dateien der Unterschied zwischen ChatGPT-Website und API?

ChatGPT kann hochgeladene Tabellen analysieren und Dateien erstellen oder bearbeiten. Beim API-basierten Datablist-Workflow fließen die Werte jeder Zeile in einen wiederverwendbaren Prompt ein, dessen Ergebnis jeweils in eine Spalte der Collection geschrieben wird. API-Nutzung und ChatGPT-Abonnements werden separat abgerechnet.