Die 5 besten CRM Cleaning & Enrichment Tools 2025

Deine CRM-Daten sauber und angereichert zu halten ist nicht einfach nur Wartung – das kann dein ganzes Setup komplett verändern.

Schmutzige Daten kosten Deals und Zeit: CRM cleaning, deduplication und enrichment sind entscheidend, damit deine Workflows zuverlässig bleiben und Teams sauber zusammenarbeiten. Der Haken: das richtige Tool dafür zu finden? Das ist mindestens genauso wichtig wie das Aufräumen selbst.

In diesem Guide zeige ich dir die 5 besten Tools für CRM cleaning und enrichment, damit du nicht mehr raten musst – und dich wieder richtig gut mit deinem CRM fühlst.

Kurzüberblick:

• Datablist - Beste All-in-one-Lösung für deduplication, AI automation und enrichments.
• Clay - Am besten für enrichments, visuelle Workflows und Pre-Call Account Summaries.
• WinPure - Am besten für Profiling, Quality Control und flexible deduplication.
• Dedupely - Am besten für CRM-Integrationen und deduplication ohne enrichments.
• Zoominfo - Am besten für basic enrichments und deduplication.

Worauf du bei einem CRM-Cleaning-Tool achten solltest

Ich gehe mal davon aus, dein Unternehmen nutzt ein CRM und nicht drei – oder? Warum solltest du dann mehrere Tools für CRM cleaning, deduplication und enrichment verwenden?

Stell’s dir vor wie beim Gärtnern: ein Profi, der alles in der Hand hat, vs. mehrere Leute ohne Abstimmung – der einheitliche Ansatz funktioniert einfach besser.

Vorteile einer All-in-one-Lösung:

• Reduziert Fehler durch ständiges Wechseln zwischen Plattformen
• Spart Zeit und verringert den Schulungsaufwand
• Sorgt für einheitliche Datenformate
• Besseres Tracking und Reporting

Ich bin persönlich ein großer Fan davon, Dinge maximal simpel zu halten – genau deshalb nutze ich ein All-in-one-Tool für CRM cleaning und enrichment. Aber vielleicht brauchst du etwas anderes: ein Tool mit Fokus auf deduplication, eins fürs Profiling oder eins, das vor allem enrichment kann.

All-in-one-Lösungen sind laut Datablist-Kunden außerdem deutlich einfacher zu bedienen als andere Tools.

Must-have Features für CRM-Cleaning-Tools

Beim CRM cleaning können die richtigen Features darüber entscheiden, ob das Ganze entspannt läuft – oder komplett eskaliert. Hier sind die wichtigsten Funktionen, die deinen Cleanup smooth und effektiv machen.

• Custom deduplication rules - Erstelle eigene Regeln, um Duplikate genau so zu matchen und zu mergen, wie du es brauchst.
• Enrichments - Ergänze fehlende Infos automatisch aus vertrauenswürdigen Quellen.
• Data structuring und extraction - Räume Chaos-Felder auf und zieh verwertbare Infos aus unstrukturierten Daten.
• Simple und modern interface - Du brauchst keinen Data-Science-PhD, um dein CRM zu putzen.
• Flexible cleaning workflows - Passe den Prozess an dein Business an – nicht umgekehrt.
• Affordable - Saubere Daten, ohne dass dein Budget weint.

Jetzt, wo klar ist, worauf es ankommt, schauen wir uns an, welche Tools in diesem Ranking wirklich herausstechen.

Die besten Tools für CRM Cleaning und Enrichment

Es gibt heute wahrscheinlich hunderte CRM-Cleaning-Tools – und genau deshalb ist es gar nicht so leicht, eines zu finden, das dir beim Cleanup hilft und dabei gleichzeitig simpel und umfassend bleibt.

Ich habe mir viele Tools angesehen, die „saubere CRMs“ versprechen. Die folgende Auswahl hat aus unterschiedlichen Gründen überzeugt – das breche ich gleich runter. Und für alle, die nicht jede Detail-Analyse lesen wollen, gibt’s hier erstmal eine Tabelle, die alles zusammenfasst.

Jetzt gehen wir die CRM-cleaning- und enrichment-Tools im Detail durch.

1. Datablist - All-in-one CRM Cleaning und Enrichment Lösung

Datablist ist nicht nur die einzige echte All-in-one-Lösung am Markt – sondern auch das stärkste Tool, wenn es um einfach gemachte CRM-deduplication, Cleanups und enrichments geht. Und zwar aus mehreren Gründen – schauen wir sie uns der Reihe nach an:

1.a - Auto-merge mit ausgefeilten Regeln oder AI-powered Deduplication

Die advanced Auto-merge-Funktion von Datablist nutzt intelligente Algorithmen, um Duplikate in deinem CRM automatisch zu erkennen und – basierend auf anpassbaren Regeln – zusammenzuführen.

Du legst fest, wie ein Master Record ausgewählt wird und ob Werte aus dem Duplikat übernommen oder verworfen werden sollen.

• Perfekt, um große CRM-Datenbanken mit vielen Duplikaten zu bereinigen
• Hilft, Datenkonsistenz in deinem gesamten CRM zu sichern
• Spart Stunden an manueller CRM-Cleansing-Arbeit

1.b - Custom Deduplication Rules (AI-Powered)

Bei einer Sache sind wir uns wahrscheinlich einig: one-size-fits-all funktioniert nie. Auch wenn Datablist dutzende Matching Rules und Optionen mit unterschiedlichen Algorithmen, Prozessoren usw. mitbringt: Jedes Business ist anders – genau deshalb ist dieses Feature so wichtig für erfolgreiches CRM cleaning.

Mit AI deduplication hast du volle Kontrolle darüber, wie du Duplikate behandelst. Ein paar Ideen:

• Duplikate labeln, damit du sie reviewen kannst
• Custom Regeln definieren, wie Master Records ausgewählt werden
• Eigene Merge-Logik festlegen

Die Möglichkeiten sind praktisch unbegrenzt – du bist nicht eingeschränkt, wie du deine Daten managen willst.

Datablist ist das einzige Tool mit custom AI deduplication

1.c - Google Searches für Accounts und Contacts automatisieren

Seien wir ehrlich: Wenn du deine Kundeninteraktionen nicht personalisierst, verschenkst du Potenzial.

Bei dem Tempo, in dem wir heute arbeiten, lassen viele das Research vor Calls einfach weg, weil: Zeit ist Geld. Genau hier kommt Datablist’s AI Research Agent ins Spiel: Er automatisiert Google Searches für dich.

Ich liebe das Feature, weil es dir Stunden an Recherche spart – Zeit, die du stattdessen in Wachstum stecken kannst. Ich nutze es fast täglich, um Infos außerhalb klassischer Datenbanken zu Accounts und Contacts zu finden.

Mit Datablist’s AI Agent kannst du zum Beispiel:

• Potenzielle Kunden und deren aktuelle Company News vor Sales Calls recherchieren
• Standorte, Mitarbeiterzahlen und Umsatzdaten finden und verifizieren
• Pressemitteilungen, Produktlaunches oder Unternehmensänderungen entdecken

1.d - Umfassendes Data Enrichment

CRM-Daten zu refreshen heißt nicht nur „aufräumen“, sondern auch enrichment – also ein vollständiges, nutzbares Profil deiner Contacts und Companies aufzubauen.

Datablist hilft dir dabei, fehlende Informationen aus 48 vertrauenswürdigen Quellen zu ergänzen – ohne dass du für jede Quelle einen eigenen Account brauchst.

Diese enrichment Features umfassen:

• LinkedIn Data Scraping - Wertvolle Insights aus professionellen Profilen extrahieren
• Company Intelligence - Zugriff auf umfassende Business-Informationsdatenbanken
• Email Discovery - Professionelle E-Mail-Adressen finden und verifizieren
• Phone Numbers - Aktuelle Telefonnummern bekommen

Mit diesen starken enrichment Tools machst du aus simplen Contact-Records echte, verwertbare Intelligence – für bessere Entscheidungen und stärkere Beziehungen.

1.e - Was Leute an Datablist lieben

• AI Prompt templates
• Sophisticated und trotzdem leicht zu bedienen
• Transparentes und bezahlbares Pricing
• Hands-on Support für jedes Projekt und jeden Workflow

1.f - Limitations

• Nur eine native CRM integration (du kannst aber weiterhin Zapier, Make und n8n nutzen, um 8.000+ Tools zu verbinden)
• Trainingsvideos sind begrenzt, dafür gibt’s immer Unterstützung bei der Implementierung.

1.d - Pricing

• Free plan verfügbar (Free forever, aber ohne viele Features)
• Starter plan für $25/Monat mit 5.000 Credits/Monat
• Growth plan für $50/Monat mit 20.000 Credits/Monat
• Enterprise: Preis auf Anfrage

2. Clay - Das am besten vernetzte Tool für CRM Enrichment

Ganz ehrlich: Clay ist das Go-to-Tool, wenn du Zugriff auf 130+ Data Sources brauchst. Es hat gefühlt eine Integration zu jeder Quelle am Markt – perfekt für CRM enrichments und automatisierte Suchen. Außerdem gibt’s ein paar Scraper-Optionen, ähnlich wie Phantombuster und Apify.

Clay ist zwar extrem stark bei CRM enrichment, Automation und Data-Scraper-Integrationen, hat aber klare Grenzen beim CRM cleaning: Es findet Records nur bei Exact Matches und kann Daten nicht mergen, während es Duplikate sauber entfernt.

2.a - Key Features von Clay

• 130+ connected data sources (bei manchen nicht nativ, du brauchst dann API oder Webhook)
• Conditional automations
• Intent signals

2.b - Limitations von Clay

• Erlaubt keine deduplication basierend auf einer oder mehreren Columns, nur auf kompletten Records
• Viele User finden es überteuert
• Das Credit-System kann verwirrend sein und zu Fehlkalkulationen führen

2.c - Pricing von Clay

• Free plan mit limitierten Features
• Starter: $149/Monat – 2000 Credits/Monat
• Explorer: $349/Monat – 10000 Credits/Monat
• Pro: $800/Monat – 50K Credits/Monat

Alle Pläne beinhalten ein Rollover von bis zu 2x.

3. WinPure - Der Klassiker für CRM Cleaning und Deduplication

WinPure ist eines der ersten Tools am Markt, das speziell für CRM cleaning und deduplication gebaut wurde. Es ist dafür gemacht, chaotische Daten zu bereinigen, Duplikate über flexible Matching Rules zu erkennen und CRM-Systeme fürs enrichment vorzubereiten. Auch wenn es keine enrichments wie Datablist anbietet, ist es stark bei Data Quality und Hygiene.

WinPure unterstützt fuzzy matching, phonetic matching und rule-based deduplication. Das macht es zu einer guten Option für Teams, die ihr CRM erst sauberziehen wollen, bevor sie mit enrichment starten. Ein Punkt, den man bedenken sollte: die alte UI.

3.a - Key Features von Winpure

• Advanced deduplication mit anpassbaren Match Rules
• Fuzzy-, phonetic- und exact-match Logik
• Tools für Data Profiling und cleansing

3.b - Limitations von WinPure

• Keine echte Automation-Plattform – eher manuell oder semi-automatisiert
• Keine CRM enrichment Capabilities (braucht externe Data Sources)
• UI ist im Vergleich zu neueren Tools veraltet (fühlt sich an wie in den 90ern)

3.c - Pricing von WinPure

Nicht öffentlich. Du musst eine Free Trial anfragen und bekommst danach ein individuelles Angebot.

4. Dedupely - Einfache CRM Deduplication ohne Enrichments

Dedupely löst ein Problem wirklich gut: deduplication von CRM-Records. Es ist nicht so feature-stark wie Datablist oder WinPure, was enrichment oder tiefe Workflows angeht – aber es ist stark darin, Duplikate zu erkennen und auf Basis deiner Kriterien zu mergen.

Dedupely ist auf Einfachheit ausgelegt und integriert sich mit großen CRMs wie HubSpot und Salesforce. Damit passt es gut für Teams, die eine Plug-and-play-Lösung fürs CRM cleaning suchen.

4.a - Key Features von Dedupely

• CRM-Records anhand ausgewählter Columns deduplizieren
• Native Integrationen mit HubSpot, Salesforce und Pipedrive
• Bulk merge

4.b - Limitations von Dedupely

• Keine data enrichment Features
• Nicht geeignet für komplexe Data-Cleaning-Aufgaben
• Limitierte Automation-Funktionalität

4.c - Pricing von Dedupely

Record-basiertes Pricing

• Limitierter Free plan – nur 20 merges
• Basic: $40/Monat – 30k records
• Standard: $80/Monat – bis 60K records
• Pro: $140/Monat – bis 120k records
• Enterprise: Custom pricing

5. ZoomInfo - CRM Enrichment Plattform für Enterprise-Teams

ZoomInfo ist ein großer Player im B2B-Data-Space – bekannt für seine riesige Datenbank und CRM enrichment Capabilities. Es wird häufig von Sales-, Marketing- und Ops-Teams genutzt, um Leads, Contacts und Accounts mit Echtzeitdaten anzureichern.

Aber: Auch wenn ZoomInfo bei CRM enrichment richtig stark ist, ist es bei CRM cleaning eher schwach. Es gibt zwar ein paar deduplication Möglichkeiten, aber für gründliches Cleaning musst du es meist mit Tools wie Datablist kombinieren, um Daten wirklich sauber zu bekommen.

5.a - Key Features von ZoomInfo

• Führende B2B Contact- und Company-Daten
• Real-time CRM enrichment via Integrationen
• Intent data und buying signals

5.b - Limitations von ZoomInfo

• Kaum eingebaute deduplication- und cleaning-Features
• Sehr teuer für kleine Unternehmen
• Braucht saubere Input-Daten für die besten Ergebnisse

5.c - Pricing von ZoomInfo

ZoomInfo veröffentlicht Preise nicht öffentlich. Du musst mit Sales sprechen, um mehr über das Pricing zu erfahren.

Häufige Fragen zu Data Cleaning Tools

Was ist das beste Tool, um CRM-Daten zu bereinigen?

Das beste Tool hängt von deinen Anforderungen ab. Für umfassendes cleaning und enrichment sind All-in-one-Lösungen wie Datablist stark. Für reine deduplication ist Dedupely eine gute Wahl. Für Enterprise-Level enrichment ist ZoomInfo eine solide Option.

Was kostet CRM Data Cleaning Software?

CRM-Data-Cleaning-Tools reichen von kostenlos bis zu mehreren hundert Dollar pro Monat. Datablist bietet einen funktionsreichen Free plan, mit dem du dein CRM reinigen kannst. Für enrichments starten Paid-Pläne bei ca. $25/Monat, während andere Plattformen mit enrichment oft $100–500/Monat kosten.

Wie entferne ich Duplikate aus meinem CRM?

Du kannst Duplikate mit deduplication Tools wie Datablist entfernen, das fuzzy matching Algorithmen nutzt, um ähnliche Records zu erkennen. Solche Tools finden Duplikate über mehrere Felder wie Name, E-Mail, Telefonnummer und Company Name und können Duplikate automatisch mergen oder löschen.

Was ist CRM Enrichment?

CRM enrichment bedeutet, bestehende CRM-Records mit zusätzlichen Informationen aus externen Quellen anzureichern. Dazu gehören Company Details, Contact Infos und weitere relevante Daten. Tools wie Datablist geben dir Zugriff auf 48 Quellen, ohne dass du für jede einzelne ein Abo brauchst.

Wie oft sollte ich meine CRM-Daten bereinigen?

CRM-Daten solltest du regelmäßig bereinigen – idealerweise monatlich oder quartalsweise. Wie oft das sinnvoll ist, hängt von deinem Datenvolumen ab und davon, wie schnell Daten veralten. Organisationen mit hohem Datenumsatz brauchen ggf. wöchentliche Cleanups, andere kommen mit halbjährlichen Runden klar.

Was ist Fuzzy Matching beim CRM Cleaning?

Fuzzy matching ist eine Technik, die ähnliche, aber nicht exakt identische Records erkennt. Sie findet Matches trotz kleiner Unterschiede in Schreibweise, Formatierung oder Tippfehlern. Zum Beispiel erkennt sie, dass „John Smith“ und „Jon Smyth“ wahrscheinlich dieselbe Person sind.